Az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatos gyakori kérdések

Az adóalanyoknak a termékértékesítéseik, szolgáltatás­nyúj­tá­saik számláiról 2018. július 1-jétől kell az Online Számla rendszer alkalmazásával adatszolgáltatást teljesí­te­niük. Az említett időponttól az adatszolgáltatási kö­te­lezettség a belföldi áfa- vagy evaalany által belföldön tel­jesített termék­ér­tékesítésről, szolgáltatásnyújtásról, belföldön nyilvántar­tás­ba vett áfaalany részére számlázó prog­rammal kiállított, illetve nyomtatvány alkalmazásával kibocsátott olyan szám­lákra, számlával egy tekintet alá eső okiratokra vo­natkozott, amik legalább 100 000 fo­rint áthárított áfát tar­talmaztak. A számlázó programnak a számla, számlával egy tekintet alá eső okirat adatait a kiállítást követően azonnal, elektronikus úton kell to­váb­bítania az Online Számla rend­szerbe. A nyomtatvány alkalmazásával kibocsátott számla (kézi számla) adatai a rendszer webes felületén rögzíten­dőek. Utóbbit a kézi számla kibocsátását követő napon szükséges elvégezni abban az esetben, ha a bizonylatban áthárított adó lega­lább 500 000 forint. Egyéb esetben a kézi számla adatai a legkésőbb a kibocsátást követő öt nap­tári napon belül rögzítendőek. A szolgáltatandó adatok körét a szám­lá­nak, számlával egy tekintet alá eső okirat­nak az általá­nos forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. tör­vényben (a továbbiakban: Áfa tv.) meghatározott kötelező adat­tar­talma képezte.Ezen adatszolgáltatási kötelezettség első kiterjesztése 2020. július 1-jén valósult meg. Ettől az időponttól adatszolgáltatási kötelezettség alá esett valamennyi belföldi áfaalany által belföldön teljesített ügyletről, belföldön nyil­vántartásba vett áfaalany részére számlázó program­mal kiállított, illetve kézi számla, számlával egy tekintet alá eső okirat, az abban áthárított áfától függetlenül. Ez­zel együtt az 500 000 forintnál kevesebb áthárított adót tartalmazó kézi számla adatainak rögzítésére meghatá­rozott határidő öt naptári napról négy naptári napra csökkent.
Az adatszolgáltatási kötelezettség következő kiterjesz­tése 2021. január 4-jén valósult meg. Ettől az időponttól az adatszolgáltatási kötelezettség keletkezése független a ve­vő személyétől. Így a nem áfaalany, illetve nem belföldi ter­méket beszerző, szolgáltatást igénybevevő számára kiállí­tott számla, számlával egy tekintet alá eső okirat is adatszolgáltatási kötelezettség alá eshet. Annak eldöntésekor, hogy az adott bizonylatról kell-e adatszolgáltatást teljesí­teni, alapvetően azt kell figyelembe venni, hogy az adóalany által teljesített ügylet számlájára, számlával egy tekintet alá eső okiratára az Áfa tv. vagy más állam szabá­lyai alkalmazandóak. A belföldi adóalany azon számlái, szám­lával egy tekintet alá eső okiratai, amelyekre az Áfa tv. előírásai vonatkoznak, adatszolgáltatási kötelezettség alá es­nek (ide nem értve azokat a számlákat, amelyeket másik tagállamban teljesített távolról is nyújtható szol­gáltatásról állít ki az egyablakos rendszerbe belföldön be­­jelentkezett adóalany). 2021. január 4-ével a szolgálta­tandó adatok kö­ré­ben is történtek változások. Ez utób­biak közül a leg­je­lentősebb az, hogy a nem adóalany ter­mé­szetes személy részére teljesített termékértékesítésről, szolgáltatás­nyújtás­ról készült bizonylatról teljesítendő adat­szolgáltatásban nem szerepelhet a vevő neve és címe. 
A számlaadat-szolgáltatási kötelezettség teljesítésével össze­függésben a leggyakrabban az alábbi kérdések me­rültek fel.

Regisztráció, technikai felhasználó

Az adatszolgáltatás Online Számla rendszerben történő teljesítése előzetes regisztrációt igényel. Az adóhatóság a megfelelő adatszolgáltatásra való felkészülés érdekében 2018 elejétől tesztfelületet (https://onlineszamla-test. nav.gov.hu) biztosít a programfejlesztőknek, illetve a fel­használóknak. Az adatszolgáltatás teljesítéséhez a teszt­felületen történő regisztráció nem elegendő, ahhoz az „éles” rend­szer­ben (https://onlineszamla.nav.gov.hu) új­ra regisztrálni kell. 
A kezdeti időszakban több adózó számára nem volt egyértelmű a tesztfelület funkciója, „elfelejtettek” az éles rendszerben regisztrálni és az adatszolgáltatásukat a teszt­rendszeren keresztül próbálták teljesíteni. (Az éles és a teszt­rendszer között nincs kapcsolat, a teszt­rend­szerbe to­vábbított adatok nem kerülnek át az éles rendszerbe automatikusan.) Az ilyen típusú adatszolgáltatási hibák mára jelentősen csökkentek.
Az Online Számla rendszerben való regisztrációt az adózó, az adózó törvényes képviselője vagy ál­lan­dó meghatalmazottja végezheti el. A regiszt­rá­ciót elvégző természetes személyt a rendszer úgy­neve­zett „elsődleges felhasználónak” tekinti. A már re­gisztrált adóalanyhoz felvehető további el­sődleges felhasználó is. 
Előfordult, hogy a regisztrációra jogosultak nem meg­felelő kommunikációja miatt jeleztek regiszt­rá­ciós hibát. A hibát jelző adózó jellemzően duplán akar­ta elvégezni a regisztrációt (azt egy másik re­giszt­rációra jogosult korábban megtette) és nem ér­tet­te, miért nem engedi a rendszer az újbóli adatrögzítést.
A kezdeti időszakban az sem volt egyértelmű, hogy a számlázó programból történő adatszolgáltatáshoz a technikai felhasználót is meg kell ké­pezni. A tech­nikai felhasználó nem egy személy, hanem adatok összessége, mely az adózó számlázó programja és az adóhivatal szervere közötti kom­munikációhoz kell, tu­lajdonképpen a gép-gép in­terfész használatához szük­séges adatok összessége. A létrehozott technikai felhasználó adatait (Fel­használó név, Jelszó, XML aláírókulcs, XML cserekulcs) a számlázó program­ban rögzíteni szük­sé­ges. Ha a technikai felhasználó kódjai újragene­rá­lásra kerülnek, e változást a szám­lázó programban is rögzíteni kell, ha ez nem történik meg az adatszolgáltatás a korábbi kódokkal nem teljesíthető, sikertelen lesz.

Technikai érvénytelenítés 

Ez a funkció a már teljesített adatszolgáltatás hibája esetén alkalmazandó, vagyis akkor, ha akár a szám­lázó program által szolgáltatott adatok, akár a webes felületen rögzített adatok eltérnek a számla, szám­lá­val egy tekintet alá eső okirat tényleges adataitól. Ilyen esetben a hibás adatszolgáltatás tech­nikai ér­vény­telenítését követően a számla adatai a helyes adatokkal továbbíthatóak a számlázó prog­ramból illetve rögzíthetőek a webes felületen.
A kezdeti időszakban előfordult, hogy ha az adat­szol­gáltatásra hibaüzenetet (ERROR vagy WARN típusú visszajelzést) kapott az adózó, akkor automatikusan tech­nikailag érvénytelenítette illetve érvényte­le­níteni akarta az adatszolgáltatását. Ehhez kapcsolódóan hangsúlyozandó, hogy abban az esetben, ha az adatszolgáltatásra ERROR hibaüzenet érkezik, akkor nem teljesült, vagyis ilyen esetben nincs olyan adatszolgáltatás, amit tech­nikailag érvényteleníteni lehetne. Ebben az esetben a hiba javítását követően az adatszolgáltatást meg kell ismételni. WARN üzenet esetén az adatszolgáltatás tel­je­sült, azonban az valamilyen hibát tartalmaz/tartal­maz­hat. Eb­ben az esetben a jelzett hibát és annak indokát min­denképpen meg kell vizsgálni, és az e vizsgálat eredménye alapján szükségessé vált intézkedést (ami lehet például számlamódosítás vagy érvénytelenítés is) célszerű minél előbb megtenni.
A technikai érvénytelenítés megvalósításával kap­cso­la­tos kérdések egy része az elsődleges felhasználó jó­vá­ha­gyásának elmaradása miatt merült fel. Ezért hangsúlyozandó, hogy ezen érvénytelenítés megvalósításához nem elég a „Technikai érvénytelenítés” pontot kiválasz­tani. Ezt kö­vetően az Online Számla rendszerben a „Nyi­lat­kozatok” menüpont „Adatszolgáltatás érvénytele­ní­tése” listaoldalon megjelenik az érvénytelenítendő szám­la „Jóváhagyásra vár” státusszal. A részletek pontban meg­jelenő ikonra kat­tintva láthatók a technikai érvény­telenítés részleteire vonat­kozó információk, illetve itt le­het elfogadni vagy elutasítani a technikai érvényte­le­ní­tést, amely egyben a webes jóváhagyásként funkcionál. A bizonylat helyes adatainak to­vábbítását, rögzítését meg­előzően célszerű meggyőződni arról, hogy a technikai érvénytelenítés elsődleges felhasználó általi jóváhagyása megtörtént-e. 

Adatszolgáltatási kötelezettséggel nem érintett bizonylatok

Amint az az előzőekben szerepelt, 2020. július 1-jétől jelentősen kibővült azon számlák köre, amikről adatot kell szolgáltatni. Ezzel összefüggésben számos adószámmal ren­delkező magánszemélynél problémát okozott, hogy az adómentes ingatlan bérbeadásáról kiállított bizonylatról kell-e adatot szolgáltatni a megjelölt időpontot köve­tően. A választ az Áfa tv. 165. §-ában találjuk, ami arról ren­delkezik, hogy mely ügyletek esetén elegendő a számviteli bizonylat kiállítása, mely jogszabályhely az adómentes in­gat­lan bérbeadási tevékenységet is meg­említi. Ezen időponttól sem kell tehát adatot szol­gáltatni az olyan közér­dekű vagy sajátos jellegére te­kin­tettel adómentes ügylet bizonylatáról, amiről az Áfa tv. előírásai sze­rint elég szám­lától eltérő egyéb számviteli bizonylatot ki­bocsátani, még akkor sem, ha az adóalany a bizonylatoláshoz számlanyom­tatványt vagy számlázó programot használ. Lehetséges te­hát, hogy az adózó a számviteli bizonylatot számla formátumban bocsássa ki, de az ilyen bizonylat annak ellenére, hogy számla a meg­nevezése, az Áfa tv. al­kalmazásában nem számlának, ha­nem számviteli bizonylatnak minősül. A számviteli bi­zonylatokkal kapcsola­to­san pedig nem ír elő az Áfa tv. 10. számú melléklete adatszolgáltatási kötelezett­séget, ezért azokkal összefüg­gés­ben az Online Számla rendszerben nem kell adatot szol­gáltatni. Ez a szabály 2021. január 4-ével sem változott, vagyis az adómentes in­gatlan bérbeadás tekintetében az adóalany továbbra sem kötelezett adatszolgáltatásra (a vevő áfaalanyiságától függetlenül), és ha kizárólag ilyen tevékenységet végez, akkor nem kell regisztrálnia az On­line Számla rendszerben.
Bizonytalanságra adott okot a felvásárlási okiratok kiállítása is. A kompenzációs felárra jogosító mezőgaz­da­sági tevékenység tekintetében az adóalany mentesül a szám­laadási kötelezettség alól abban az esetben, ha ren­delkezik a termékbeszerző, szolgáltatást igénybevevő ál­tal kiállított felvásárlási okirat egy példányával. A felvásár­lási okiratról nem kell számlaadat-szolgáltatást tel­jesíteni.
A következő esetkört a pénztárgéppel kiállított bi­zony­latok képezik. Elsődlegesen még mindig az okoz prob­lémát, hogy a kiállított egyszerűsített számlát be kell-e ütni a pénztárgépbe vagy sem. E bizonytalanság a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM ren­deleten alapul, amely 2008. január 1-je előtt úgy rendel­ke­zett, hogy a számlával bizonylatolt bevé­telt a pénztárgép­ben is rögzíteni kell, és a pénztár­gépes nyugtát a számla tőpéldányához kell csatolni. A ha­tályos szabályozás már nem tartalmaz ilyen ren­del­kezést, az adó­alanyok egy része mégis (helytelenül) még mindig alkalmazza ezt a gyakorlatot. A dupla bizonylatolás és a két­szeres adatszolgáltatás elkerülése érdekében a fenti hely­telen gyakorlat minél előbbi megszüntetése indokolt.
A számlával bizonylatolt ügyletek ellenértékét csak ab­ban az esetben kell a pénztárgépben rögzíteni, ha az adóalany a számlával bizonylatolt értékesítés ellenértékét nem külön pénztároló eszközben, vagy ugyanazon pénz­tároló eszközben, de a gépi értékesítésből befolyt pénz­eszközök­től nem elkülönítetten tárolja. Ilyen esetben sem nyug­taként, hanem egyéb bevételt igazoló úgyne­vezett „pénz­moz­gás-bizonylat” kiállításával kell az adatokat a pénztár­gépben rögzíteni.
E témához kapcsolódóan kérdésként merült fel az is, hogy a pénztárgéppel kiállított számlákra vonatkozik-e a számlaadat-szolgáltatási kötelezettség. A válasz egyértelműen nem, mivel a pénztárgéppel kiállított számla nem minősül számlázó programmal kiállított számlának. Az, hogy mi minősül számlázó programnak a számla és a nyug­ta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (a továb­biak­ban: Számlarendelet) 2. § 2. pontja definiálja, mely szerint számlázó program: számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, program­mo­dul, ideértve az online számlázó rendsze­re­ket is. A Szám­larendelet emellett úgy rendelkezik, hogy hatálya csak annyiban terjed ki a pénztárgéppel kibo­csátott szám­lákra, amennyiben erről kifejezetten ren­delkezik¹. Mivel a Számlarendelet kifejezetten nem rendelkezik arról, hogy a pénztárgéppel kiállított számla számlázó program­mal kiál­lí­tottnak minősül, ebből következik, hogy ezeknél a szám­lák­nál az online számla­adat-szolgáltatási kötelezett­ség nem áll fenn. Érte­lem­szerűen a pénztárgéppel kiál­lított számla nyomdai úton előállított nyomtatvány felhasználásával ki­ál­lított szám­lának sem minősül – hiszen nem felel meg a nyom­tat­vánnyal szemben támasztott jogszabályi követel­mé­nyeknek – így ebből a szempontból sem me­rülhet fel az említett adatszolgáltatási kötelezettség. A pénz­tárgéppel kiállított számlák adatai – az Áfa tv. 178. § (1a) bekezdésének megfelelően – közvetlenül a pénztár­gép­ből ér­keznek meg az adó- és vámhatósághoz. 
Téves az adózók körében elterjedt azon információ, mely szerint mentesülhet az adatszolgáltatási kötelezett­ség alól a külföldi fejlesztésű szám­lázó programot hasz­náló adóalany, illetve az is, hogy a külföldi fejlesztésű számlázó programnak a hazai jogszabályi feltételeknek nem kell meg­felelnie. Bármilyen számlázó programot hasz­nál is az adatszolgáltatási kötelezettséggel érintett adó­zó, annak meg kell felelni a Számlarendelet azon hatályos előírásainak, amelyek a számla adatoknak az adó- és vámhatóság részére történő elektronikus to­vábbítá­sára vonatkoznak².

„PTGSZLAH” nyomtatványon teljesítendő adatszolgáltatás

Az online (vagyis az Online Számla rendszerben teljesítendő) számlaadat-szolgáltatási kötelezettség bevezetésétől kezdődően számos kérdés merült fel abban a tekintetben, hogy az említett nyomtatvá­nyon teljesítendő adatszolgáltatás megszűnt/meg­szűnik-e.
„PTGSZLAH” jelű nyomtatványon teljesítendő adat­szolgáltatási kötelezettséget a nyugtaki­bocsá­tásra szolgáló pénztárgépek üzemeltetésének, szer­vi­ze­lésének egyes, az adóügyi ellenőrző egységgel ren­delkező pénztárgépekre való átállást elősegítő sza­bályokról szóló 50/2013. (XI. 15.) NGM ren­de­let (a továbbiakban: NGM rendelet) 9/C. §-a határozta meg. Azt terhelte, aki az egyébként online pénztár­gép-használattal teljesítendő nyugtaadási kötele­zettséget – az Áfa tv. 166. § (2) bekezdése értelmében – önként vállalt számlakibocsátással pó­tolja (helyettesíti). Mivel 2021. január 4-ét megelőzően nem esett szám­laadat-szolgáltatási kötelezettség alá a nem áfaalany részére teljesített ügylet bizonylatára, vagyis nem kellett online számlaadat-szolgáltatási kötele­zett­séget teljesíteni a nyugta helyett kibo­csá­tott szám­lákról, ez az adatszolgáltatás nem vált­hatta ki a „PTGSZLAH” jelű nyomtatványon telje­sítendőt. Ez a helyzet csak 2021. január 4-vel vál­to­zott, amikortól a nem áfaalanynak kiállított számla is online számla­adat-szolgáltatási kötelezettség alá esik. A „PTGSZLAH” jelű nyomtatványon teljesítendő adat­szol­gáltatás 2021. január 4-ével megszűnt.³

Számlakiállítással kapcsolatos egyes kérdések

A helytelen számlázási gyakorlat sikertelen adatszolgáltatást is eredményezhet. Ilyen eset lehet például, ha a számlát helyettesítő okiraton az adózó nem tünteti fel a módosítással érintett, eredeti számla adatait. 
Az is előfordulhat, hogy az adóalany nem helyesen adja meg az egyes tételek-, vagy a végösszeg adóalapját és adó összegét. Gyakran előforduló hiba még – főként a 2020. jú­lius 1-jét követően kiállított számlák esetén –, hogy nem ke­rül feltüntetésre a belföldi áfaalany vevő adószáma. Annak ellenére, hogy az Áfa tv. rendelkezései alapján nem értel­mez­hető olyan számla, amelyben tel­jesített ügyletként és/vagy adóalapként negatív érték sze­repel (csak módo­sító/érvénytelenítő számla esetén), előfordulnak ilyen számlákról teljesített adatszolgáltatások. Előlegszámlák esetén gyakori az a hibás adózói gyakorlat, hogy a vég­számla kiállításakor az előlegszámlát ér­vénytelenítik, vagy a végszámlán nem tüntetik fel az előlegfizetésre vonatkozó információkat. 
Gyakran hibás a számla akkor is, ha a vevő csoportos áfaalany tagja. A csoportos áfaalanyiság olyan speciális adó­alanyiság az általános forgalmi adó rendszerében, amit a belföldön letelepedett, együttesen kapcsolt vállal­ko­zásnak minősülő adóalanyok hozhatnak létre. Ilyen­kor a csoportos adóalanyiságban részt vevő valamennyi tag a csoportos adóalanyiság időszakában együttesen számít egy áfa­alany­nak, a csoport létrejöttével a tagok önálló áfaalanyisága megszűnik. Az Áfa tv. előírásai alapján a terméket beszerző, szolgáltatást igénybe vevő csoportos áfaalanyisága esetén a számlán a csoportazonosító szám első nyolc számjegyének kell kötelezően feltüntetni. Ha tehát a terméket beszerző, szolgáltatást igénybe vevő személy csoportos áfaalany tag­ja, akkor a neki kiál­lított számlán, így az online számlaadat-szolgáltatás­ban is a csoportazonosító szám első nyolc számjegyét kell a vevő adószámaként szerepeltetni. 

¹⁾ Számlarendelet 1. § (2) bekezdés
²⁾ Számlarendelet 8. § (1) bekezdés d) pont
³⁾ Az 50/2013. (XI. 15.) NGM rendelet 9/C. §-át 2021. január 4-ével hatályon kívül helyezte a 17/2020. (XII. 30.) PM rendelet 4. §-a.