A NAV Online Számlázó programjának alkalmazására vonatkozó hasznos tudnivalók

Az elektronikus számlázóprogramok használatának ösztönzésére, valamint a számlaadatokról teljesíten­dő online adatszolgáltatás megkönnyítésére a NAV az Online Számla rendszer indulásától, 2018. július 1-jétől ingyenesen használható számlázóprogramot biztosít azok számára, akik áfaalanyként belföldi adószámmal rendelkeznek. Ennek a programnak valamennyi funk­ciója ingyenesen elérhető. Nem volt és nem is lesz olyan funkciója, amit csak térítés ellenében lehet­ne használni.   A programot a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (a to­vábbiakban: NAV) szolgáltatóként biztosítja, nem ha­tóságként. Ennek megfelelően az Online Számlázó programmal kiállított számla adatait hatóságként ugyanolyan feltételekkel ismerheti meg és használhatja fel, mint bármely más számlázóprogrammal kiál­lított számláét. Tehát csak a program számlaadat-szolgáltatása során átadott számlaadatok állnak a rendelkezésére, és az ellenőrzés lefolytatására feljogosított (ahhoz megbízólevéllel rendelkező) revizorai – a vonatkozó szabályok betartásával – ismerhetik meg és használhatják fel az adóellenőrzés, valamint az azt követő eljárás során a programmal kiállított számlák adatait. Az így megismert adatok tekinte­tében a NAV munkatársainak az adótitokra vo­nat­kozó szabályokat kell alkalmazniuk. A program a bevezetésétől eltelt időszakban folyamatosan változott annak érdekében, hogy 

• teljesítse az online számlaadat-szolgáltatási kö­tele­zett­ség változásából eredő köve­tel­ményeket,
• elősegítse a jogszabályi előírásoknak megfelelő számlázást,
• kényelmi szolgáltatásokat nyújtson a felhasználóknak és fokozza a felhasználói élményt.

A program fejlesztése kapcsán külön ki kell emelni a mobilapplikáción keresztüli elérést, amelyre 2020 júniusától van mód. Alkalmazásával lehetővé vált az okostelefonnal történő könnyű, gyors számla­kiállítás mellett az Online Számla rendszer fontos információinak okostelefonon való elérése is. A legutóbbi fejlesztések közül megemlítendő a rövid név alkalmazásának lehetősége és a számlakép változtatása a nyomtatandó oldalak számának csökkentése érdekében. Az utóbbi fejlesztésekre felhasználói igény alapján került sor.  Az Online Számlázó program – részben a folyamatos fejlesztésének köszönhetően – a legnépszerűbb ingyenes szám­lázóprogramok körébe tartozik, alkalmazóinak szá­ma folyamatosan növekszik. Azonban olyan esetekkel is lehet találkozni, amikor egyes felhasználók más ingyenes számlázóprogramot tekintenek a NAV számlázóprogram­jának. Ezt a hivatal munkatársai leginkább abból érzékelik, hogy más számlázóprogramban elkövetett számlázási hibával, hibás működéssel kapcsolatban fordulnak hozzájuk segítségért. Erre a sajnálatos körülményre tekintettel feltétlenül szükséges ennek a cikknek a bevezetőjében is áttekinteni az Online Számlázó program elérésére, a használatának megkezdésére vonatkozó alapvető tudnivalókat, mielőtt áttérnénk az alkalmazásával kapcsolatos egyes kér­dések taglalására. 

Hol található az Online Számlázó program?

Az Online Számlázó program az Online Számla rendszerbe való belépést követően érhető el. Az Online Számla rendszer a https://onlineszamla.nav.gov.hu címen vagy a NAV megújult honlapjának főoldalán a „NAV Online” megnyitását követően az „Online Számla” választásával érhető el.

A „NAV On­line”-on belül lehetőség van az „Online Számlázó program” választására is. Ez utóbbi választása esetén is először az Online Számla rendszerbe jut a felhasználó.  Az Online Számla rendszerbe az elsődleges felhasználó, vagyis az adózó, az adózó törvényes képviselője, illetve állandó meghatalmazottja sikeres Központi Azonosítási Ügynök (a továbbiakban: KAÜ) azonosítást követően léphet be. A másodlagos felhasználónak – vagyis annak, akinek az elsődleges felhasználó az Online Számla rendszerben jogosultságot adott – a belépéshez felhasználói nevét és a jelszavát kell megadnia.

Az Online Számla rendszerbe való belépés után az „Online Számla” ikon mellett megjelenő „Alkalmazások” menüpontra kattintva választható ki az „Online Számlázó program” funkciógomb a prog­ramba való belépéshez.   Az alkalmazás megkezdése előtt a következőket kell el­végezni:

• Jóvá kell hagyni az Általános Szerződési Feltételeket, amire csak az elsődleges felhasználónak van jogosultsága. Ha ez megtörtént, akkor a programot már elsőd­leges és másodlagos felhasználó is alkalmazhatja.
• Ahhoz, hogy a program teljesíteni tudja a számlaadat-szolgáltatást, technikai felhasználót kell létrehozni az Online Számla rendszerben, majd azt az Online Szám­lázó programhoz kell rendelni. 
• Ha az Online Számlázó programot nem csak az elsőd­leges felhasználó alkalmazza, akkor a másodlagos felhasználót az Online Számla rendszerben rögzíteni kell, és ott kell megadni számára a megfelelő jogosultságot/jogosultságokat.

Melyek az Online Számlázó program alkalmazásának előnyei?

Az Online Számlázó program a papíralapú számla mellett alkalmas elektronikus számla kiállítására is, ideértve a szám­lát módosító, érvénytelenítő bizonylat kiállítását (olyan számlához kapcsolódóan is, amit nem az Online Számlázó programmal állítottak ki).  A program csak a számla kiállítását teszi lehetővé, annak a vevőhöz való továbbítása az adózó feladata. Ha a felhasználó a számlát elektronikus úton (például e-mailben) küldi el a címzettnek, és a számla kiállításakor a felületen a számla megjelenési formája mezőben automatikusan megjelenő papíralapú számla jelölést elektronikus szám­lára állítja át, akkor olyan pdf formátumú számla készül, amelyen megjelenik az elektronikus számla felirat, és a program a számlán fokozott biztonságú elektronikus aláírást helyez el. A NAV térítésmentesen biztosítja az elektronikus számla hosszú távú megőrzését (archiválását) a számlakibocsátó adózók számára, így nincs más teendőjük az elektronikus számlák archiválásával kapcsolatban. Fon­tos figyelembe venni, hogy az elektronikus számla alkalmazásához a számla címzettjének hozzájárulása szükséges, és az elektronikus számlát a számlabefogadó adózónak (ide nem értve a nem áfaalany személyt) is archiválnia kell. Az utóbbi kötelezettség teljesítéséhez hasznos segítséget nyújt a NAV honlapján megjelent, Az elektronikus szám­lák­kal kapcsolatos legfontosabb tudnivalók című tájékoz­tató, amely megtalálható itt: https://nav.gov.hu/ado/afa/Az_elektronikus_szaml20200416 .  Az Online Számlázó program nem csak magyar nyelven használható, van angol és német nyelvű változata is. A program alkalmazásával magyar, illetve kétnyelvű, ma­gyar–angol és magyar–német nyelvű számla is kiállítható. Alkalmas forinttól eltérő pénznemben történő, megfelelő számlázásra.  A program a számlakiállítás folyamatába épített jelölésekkel, figyelmeztetésekkel segíti a felhasználót. A bizonylat véglegesítése előtt lehetőség van a számla adatainak ellenőrzésére, a számlakép megtekintésére, és ennek eredményeként a kitöltetlen vagy hibásan kitöltött mezőknek a javítására is a számla kibocsátását megelőzően. A figyelmeztetések nem kizárólag a számlázási, számlaadat-szol­gáltatási szabályokon alapulnak. A program figyelmeztető üzenetet jelenít meg például akkor is, ha a számlán átuta­lással történő fizetés szerepel, ugyanakkor viszont nem tartalmaz bankszámlaszámot.  A program természetesen automatikusan, a hatályos előírások szerint teljesíti a számlaadat-szolgáltatási kötelezett­séget. A „Számláim” listaoldalon megtekinthető az adatszolgáltatás feldolgozási státusza, ami segítséget nyújt az esetleges hibák minél előbbi javításához, illetve azok ismétlődésének elkerüléséhez. Az Online Számlázó program számos kényelmi funkciót biztosít. Így például az alábbiakat: 

• A számlakiállítás során félbehagyott piszkozatok elment­hetők, és a számlakiállítás egy későbbi időpontban is folytatható. 
• Ha az adóalany több olyan számlát bocsát ki, amelyek adattartalmának egy része azonos, akkor sablont készíthet, és a továbbiakban azt alkalmazhatja. A sablon használata meggyorsítja a számla kiállítását. Célszerű például a vevő adatait és a tétel adatait tartalmazó sablont használni időszakra megállapított díj (például bérleti díj) számlázásához.
• Alkalmas partner- és terméktörzs rögzítésére, keze­lésére, ezen adatok importálására és exportálására. Az új partner, illetve új termék adatainak törzsbe mentése a számla kiállításának folyamatában is biztosított.
• A számlatípusok között szerepel az előlegszámla, ami lehetővé teszi azoknak a számláknak a külön kezelését, amelyek kizárólag előleget tartalmaz­nak, így könnyebbé válik az előleggel érintett ügy­letek számontartása, kezelése.
• Alkalmas díjbekérő kiállítására. Ez a számlának nem minősülő bizonylat akkor hasznos, ha például megállapodás szerinti előleg vagy elmaradt ellenérték fizetésére való felszólítás válik szük­ségessé. Ehhez a bizonylathoz is készíthető sablon, ami meggyorsítja a kiállítást.
• Természetesen alkalmas a kiállított számlák letöl­tésére, adatainak lekérdezésére, Excel-fájlba tör­ténő exportálására stb.

Kinek mire van, illetve lehet jogosultsága?

Az elsődleges felhasználó teljes jogosultsággal ren­del­kezik az Online Számla rendszerben, vagyis an­nak valamennyi funkcióját használhatja, az Online Szám­lázó program teljes körű alkalmazására is jogosult.  Amint az már az előzőekben szerepelt, elsődleges felhasználónak a természetes személy adóalany, az adóalany törvényes képviselője és az adóalany állandó meghatalmazottja minősül. Belépéskor a rendszer a jogosultságot ellenőrzi. Állandó meghatal­ma­zottként az tud bejelentkezni a rendszerbe, akit az adóalany 

• a NAV előtti valamennyi ügyben teljes körű kép­viseletre, 
• valamennyi adóügy intézésére, 
• valamennyi adóügyi bevallás, adatszolgáltatás, bejelentés, beadvány, kérelem intézésére,
• valamennyi adatszolgáltatás intézésére, vagy
• áfával összefüggő adatszolgáltatások intézésére 

jogosított fel az Egységes Képviseleti Adatlapon (EGYKE). Így például elsődleges felhasználóként tevékenykedhet a cég törvényes képviselője és ál­landó meghatalmazottként a cég könyvelője is: mind a ketten önállóan, saját jogon léphetnek be és használhatják a különféle funkciókat. Az Online Számlázó program alkalmazásához kap­csolódóan fontos kiemelni, hogy kizárólag elsődleges felhasználónak van jogosultsága arra, hogy

• jóváhagyja az általános szerződési feltételeket, technikai felhasználót hozzon létre, illetve módosítsa, törölje azt, és meghatározza a jogosultságait, 
• másodlagos felhasználót rögzítsen, jogosultságait meghatározza, módosítsa, illetve törölje.

Amint az már remélhetőleg közismert, a technikai felhasználó a gép-gép interfész használatához szükséges adatok összessége. Az Online Számla rendszer lehetőséget ad arra (is), hogy a „Jogosultságok módosítása” funkciógomb alkalmazását követően az elsődleges felhasználó a tech­nikai felhasználót vevői adószámhoz rendelje. Ha ilyen összerendelés történt, akkor a technikai felhasználótól csak olyan számláról érkezik be adatszolgáltatás a rend­szerbe, amelyet a technikai felhasználóval összerendelt vevő részére állítottak ki. Ez az összerendelés nagyon hasznos lehet olyan esetben, amikor az adott technikai felhasználótól az adóalany meghatalmazottjaként, az önszámlá­zásra vonatkozó szabályok szerint kiállított számlákról érkez­het a rendszerbe adatszolgáltatás. Kifejezetten káros ugyanakkor, ha az összerendelést az adóalany a bármely vevő részére történő számla kiállításához alkalmazni kívánt Online Számlázó program technikai felhasználója tekinte­tében alkalmazza, mivel az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését veszélyezteti. Az elsődleges felhasználó az Online Számla rendszerben a „FELHASZNÁLÓK” oldalon az „Új felhasználó”, „Fel­használó hozzáadása” kiválasztásával rögzíthet a rend­szer­ben másodlagos felhasználót. A rögzített másodlagos felhasználó adatainak, jogosultságainak módosítására, vala­mint a másodlagos felhasználó törlésére ugyancsak ezen az oldalon van lehetőség. A másodlagos felhasználó Online Számlázó rendszerben való rögzítésének célja, hogy azok a személyek, akiket az elsődleges felhasználó akár a rendszerben, akár az Online Számlázó programban ellátandó egyes feladatokkal akar megbízni, saját jogon léphessenek be a rendszerbe. Az, hogy az elsődleges felhasználó kinek milyen jogosultságot ad, az elsődleges felhasználó döntési és felelősségi körébe tartozó kérdés. A másodlagos felhasználóként rögzített személyeket kizárólag ő képes kétséget kizáróan azonosítani. A másodlagos felhasználó az elsődleges felhasználónak tartozik felelősséggel, a kettőjük közötti vita rendezése nem tartozik a NAV feladatkörébe. Az Online Számlázó programba csak megfelelő jogosultsággal rendelkező másodlagos felhasználó léphet be. Az elsődleges felhasználó a program használatához a másod­lagos felhasználónak az alábbiak szerinti meg­tekintési jo­gokat oszthat ki:

• Belépés: hozzáférést biztosít a programhoz, lehetővé teszi a kiállított számlák és a számlatömbök meg­te­kintését.
• Adatok megtekintése: megtekintheti, de nem szer­keszt­heti a partnertörzset, a terméktörzset, a szám­lázási beállításokat és a technikai felhasználó adatait.

Az elsődleges felhasználó a megtekintési joggal rendel­ke­ző másodlagos felhasználónak a következők szerinti mó­dosítási jogokat oszthat ki:

• Számla kiállítása: kiállíthat új számlát, módosító és ér­vénytelenítő számlát.
• Számlatömb módosítása: létrehozhat új számlatömböt, valamint módosíthat, lezárhat már meglévő, használt számlatömböt, továbbá üres számlatömböt törölhet.
• Adatok módosítása: szerkesztheti a partnertörzset, a terméktörzset, a számlázási beállításokat.

Milyen alapbeállítások szükségesek, illetve célszerűek?

Az Online Számlázó program „Beállítások” menüjén belül van lehetőség a technikai felhasználó megadására, a szám­lázási beállításokra, a számlatömb/díjbekérő tömb mega­dására és a mobileszköz társítására. Ha a felhasználó jóváhagyta az Általános szerződési feltételeket és a programhoz rendelte a technikai felhasználót, akkor néhány alapbeállítást és a számlatömb beállítását követően el is kezdheti a számlázást. A „Beállítások” menüpont alatt a „Számlázási beállítások” almenüpont választásakor megjelenő űrlapon az automatikusan beállított adatok láthatók, vagyis az adóalany teljes neve, rövid neve, címe és adószáma. Ezek az adatok (az adószám első 8 számjegyét – a törzsszámot – követő szám­jegyei kivételével) nem módosíthatók. A felhasználó azt is jelölheti, hogy a számlakiállítás során a teljes vagy a rövid nevét kívánja használni. Az automatikusan beállított adatok mellett a következőkre van lehetőség: a) Számlázási cím rögzítése: ilyen címként az adóalany bejelentett székhelyének vagy telephelyének a címét kell megadni. A számlázási cím megadásának akkor van jelentősége, ha az adóalany székhelyének és az ér­tékesítés helyének a címe nem azonos. A programmal kiállított számlán az adóalany címeként a számlázási cím fog megjelenni.  b) Adóalanyonként megadható egy bankszámlaszám, egy IBAN-szám és egy SWIFT-kód. A megadott szám automatikusan megjelenik a számlázási űrlapon. c) Rögzíthető az adóalany közösségi adószáma. d) Az adóalany az adatlapon jelölheti, hogy egyéni vál­lalkozó. Ennek jelölése esetén rögzítenie kell a nyil­ván­tartási számát is. Ezeknek az adatoknak a meg­a­dása esetén az „egyéni vállalkozó” megnevezés és a nyilvántartási szám automatikusan megjelenik a szám­laképen.  e) Ha az adóalany az adatlapon bejelöli, hogy kisadózó, akkor a számlaképen automatikusan megjelenik a „kisadózó” megnevezés.  f) Ha az adóalany az adatlapon jelöli, hogy az áfa te­kintetében különös adózási módként pénzforgalmi elszámolást alkalmaz, akkor a számlaképen automatikusan megjelenik a „pénzforgalmi elszámolás” felirat. Ha a felhasználó a „Beállítások” űrlapon a d)–f) pontokat beállítja, de van olyan számlája, amelyen a megadott adatokat nem kell szerepeltetni, akkor a számla kiállítása­kor az „egyéni vállalkozó”, „kisadózó”, „pénzforgalmi elszámolás” szöveg mellett megjelenő csúszka átállításával biztosíthatja, hogy az adott számlán ne jelenjen meg a jelölés. Az Online Számlázó programban a számla kiállítása úgy­nevezett számlatömbökből történik. A számlatömb az adóalany számláinak csoportosítására szolgál. Azt, hogy az adó­alany ezeket a számlatömböket hogyan használja, hány számlatömböt használ, maga dönti el a saját gazdálkodásának sajátosságait figyelembe véve. Lehetősége van arra, hogy valamennyi számláját egy számlatömbbe rögzítse, de dönthet úgy is, hogy például minden üzletkötője, szerelője más-más számlatömböt használ. Ahhoz, hogy a program­ból számlát lehessen előállítani, legalább egy üres vagy nyitott számlatömbnek lennie kell. A számlatömb létrehoz­ható a „Beállítások” menüponton belül a „Számlatöm­bök/Díjbekérő tömbök” almenüpont választását köve­tő­en, a „Számlatömb létrehozása” gomb alkalmazása után megjelenő lapon a számlatömb előtagjának megadásával és a számlatömb leírásával. A számla kiállítása során meg­adható, hogy a számla melyik számlatömbbe kerüljön.  A számla egyedi sorszámát a számlatömb létrehozásakor megadott előtag, az évszám és a számlának a számla­tömbön belüli sorszáma képezi. Mivel a számla­sor­számnak része az évszám, célszerű évente új szám­latömböt nyitni.  Fontos figyelembe venni, hogy a számlaadat-szol­gáltatás teljesítésekor az Online Számla rendszer ellenőrzi a számlasorszámot, és nem fogad be ugyanazon adóalanytól két adatszolgáltatást ugyan­azon számlasorszámmal. Az ilyen adatszolgáltatási hiba elkerülése érdekében akkor, amikor az adóalany más számlázóprogram alkalmazásáról tér át az On­line Számlázó program használatára, olyan számla­tömböt kell nyitnia, ami bizonyosan eltér a másik programban használttól.

Mire kell figyelni a számla kiállításakor?

A „Számlázási beállítások” almenüpontnál megjele­nő űrlap tartalma alapján az új számla kiállításakor automatikusan töltődnek az eladó adatai. Ezen adatok közül a kisadózó, a pénzforgalmi elszámolás jelölése és az egyéni vállalkozói adatnak a számláról való elhagyására lehetőség van akkor is, ha a számlázási beállítás űrlapon ezek jelöltek, illetve, ha az utóbbi űrlapon ezek nincsenek jelölve, a számla kiállítá­sakor, a bi­zonylaton való feltüntetés érdekében jelölhetők. A vevő adatai (így például a neve, címe, adószáma, bankszámlaszáma) a számla kiállításakor nem módosíthatók. Az Online Számlázó program jelenleg nem alkalmas arra, hogy azzal csoportos áfaalany állítson ki számlát. A csoportos áfaalany részére tör­ténő, a csoportazonosító számot és a vásárló csoporttag adószámát egyaránt tartalmazó számla kiál­lítására a közeljövőben lehetőség lesz.

• Az új számla létrehozásához alkalmazott űrlap az alábbi, értékkel kitöltött adatokat tartalmazza:
• A számla típusa alapértelmezetten „számla”, amelyet szükség esetén át lehet állítani előlegszámlára vagy rendszeren kívüli módosításra, érvényte­lenítésre. A programmal jelenleg nem állítható ki gyűjtőszámla, egyszerűsített adattartalmú szám­la, ezért ezek a számlatípusok nem választhatók.
• A számla megjelenési formája alapértelmezetten papíralapú számla, amely elektronikus számlára is átállítható.
• Alapértelmezetten a számla kiállításához a legutoljára létrehozott, nyitott számlatömb adata jelenik meg, ami szükség esetén egy másik nyitott számlatömbre mó­dosítható.

A fizetési mód alapértelmezetten átutalás, amely mó­dosítható készpénzre, bankkártyára, utalványra és egyébre. Az alkalmazott pénznem alapértelmezetten magyar forint. Eltérő pénznem esetén az alkalmazott pénznem a legördülő listából választható ki. Magyar forinttól eltérő pénznem választása esetén az árfolyammező kö­telezően kitöltendővé válik. A számla nyelve alapértelmezetten magyar, de módo­sítható magyar–angolra, magyar–németre. A számla keltét a program az aktuális dátumra állítja. Ez az adat nem módosítható. A teljesítés időpontja és a fizetési határidő alapértelmezetten az aktuális dátummal egyezik meg, ami szükség esetén módosítandó.  A tétel vonatkozásában alapértelmezett, hogy a mennyi­ségi egység természetes mértékegységben kifejezhető, a mértékegységet legördülő listából kell kiválasztani. A „Saját mennyiségi egység” választása esetén annak szöveges meghatározását is meg kell adni. Ha a mennyiségi egység természetes mérték­egy­ségben nem fejezhető ki, akkor az űrlapon a csúszka átállítását követően a mennyiség, mennyiségi egység mező nem tölthető.

• A tétel tekintetében alapértelmezett a nettó egységár megadása, de ha a felhasználó bruttó egységárat sze­retne megadni, akkor azt az űrlapon „Bruttó egységár megadása” szöveg előtt jelölheti. A program – amennyiben az értelmezhető – a megadott nettó értékből kiszámítja az áfával növelt ellenértéket, illetve a bruttó értékből kiszámítja a nettó értéket és ezeket az összegeket is megjeleníti az űrlapon.

A számla kiállításakor valamennyi olyan mezőt kötelező kitölteni, amelynek a megnevezésénél piros csillag jelenik meg. A vevő adatainak kitöltése egyszerűsíthető a partner­törzs – esetleg partnerkód – alkalmazásával. A belföldi adó­alany vevő adószámának megadását követően a kere­sés gomb megnyomása után a vevő adatai az adóhivatali nyilvántartásban szereplő adatokkal automatikusan töl­tődnek. Ha az adóhivatali nyilvántartásban szereplő adatok eltérnek attól, amit a felhasználó rögzített, akkor a rög­zített adat automatikusan felülíródik. Az „ÁFA kulcs” mezőben automatikusan a 27% jelenik meg, ami legördülő lista alapján változtatható 18%-ra, illetve 5%-ra. Ebből a legördülő listából választható ki az alanyi adómentesség, a belföldi fordított adózás, illetve a sajá­tosságok figyelembevételével alkalmazandó egyéb eset is. Az Online Számlázó program jelenleg nem alkalmas másik tagállamban vagy harmadik országban érvényes adómérték megadására, így azzal másik tagállamban teljesített tá­vol­sági értékesítésről, valamint másik tagállamban telje­sített, nem fordítottan adózó ügyletről csak olyan számla állítható ki, amelynek kizárólag a megjegyzés rovata tar­talmazza a Magyarországtól eltérő tagállamot megillető adó mértékét, összegét. 

Mire kell figyelni a számla módosításánál, érvénytelenítésénél?

Az Online Számlázó programmal kiállított számla ezzel a programmal vagy másik számlázóprogrammal érvénytele­níthető, illetve módosítható. Mivel a számlázóprogram ingyenes rendelkezésre bocsátásának egyik célja a kézi számlázásról a számlázóprogramok alkalmazására való áttérés elősegítése, és a program alkalmas a megfelelő érvénytelenítő, módosító számla kiállítására, joggal elvárható, hogy az Online Számlázó programmal kiállított számla érvénytelenítése, módosítása is számlázóprog­rammal történjen.  Az Online Számlázó program nem támogatja a számla kétlépcsős módosítását, vagyis azt, hogy a számlázási hiba korrekciója az alapszámla érvénytelenítését követő új számla kibocsátásával valósuljon meg. Ezért figyelmeztet a program arra, hogy érvénytelenítő számla (főszabály szerint) akkor készíthető, ha nem történt meg, vagy nem a számlán szereplő felek között történt meg a gazdasági esemény, továbbá, ha a számla hibája, hiányossága miatt annak kibocsátása/átadása nem történik meg (vagyis a vevő a hibás számlát nem kapja meg).   Ha az alapszámla az Online Számlázó programmal készült, akkor annak érvénytelenítéséhez meg kell keresni az érvénytelenítendő számlát a „Számláim” oldalon. Az érvénytelenítést (sztornírozást) akkor célszerű elvégezni, amikor az alapszámláról az adatszolgáltatás már teljesült (vagyis az adatszolgáltatásra vonatkozó oszlopban a „pipa” vagy „felkiáltójel” ikon jelenik meg). Az érvénytelenítéshez az alapszámla sorában található ” ⋮ ” ikonra kattintva a felugró ab­lakból kiválasztható a „Számla érvénytelenítése” funkciógomb, majd az érvénytelenítés megerősítését követően az érvény­telenítés elvégezhető. Az érvénytelenítő számlát a program automatikusan tölti. Az érvénytelenítő számlán  – az automatikusan töltött adatok mellett – célszerű rög­zíteni a megjegyzés rovatban az érvénytelenítés okát. Ha az alapszámla az Online Számlázó programmal készült, akkor annak módosításához hasonló lépések szükségesek, azzal az eltéréssel, hogy a    ikonra kattintás után a „Számla módosítása” funkciógombot kell alkalmazni. A módosító számlát a program automatikusan kitölti az alapszámla adataival, és a módosítást figyelmeztető üzene­tekkel segíti.  Ha az alapszámla nem az Online Számlázó programmal készült, akkor a módosításhoz, érvénytelenítéshez az „Új számla létrehozása” funkció kiválasztását követően az űrlapon a „Számla típusa” mezőben a legördülő listából a „Rendszeren kívüli módosító számla” vagy a „Rendszeren kívüli érvénytelenítő számla” kiválasztása szükséges. Ha az alapszámláról adatszolgáltatást kellett teljesíteni, akkor 

• a módosító, érvénytelenítő számlát akkor javasolt kiállítani, ha az alapszámláról az adatszolgáltatás már teljesült, amit az Online Számla rendszerben célszerű ellenőrizni, tekintettel arra, hogy az adatszolgáltatás befogadása során a rendszer ellenőrzi, hogy a hivatkozott számlára történt-e adatszolgáltatás;
• ha az alapszámláról már történt adatszolgáltatás, akkor azt – a sikeres adatszolgáltatás érdekében – az űrlapon a csúszka átállításával jelezni kell.

Az ilyen módosítások, érvénytelenítések kapcsán fontos figyelembe venni, hogy az Online Számlázó program „normál számla” kiállítására, módosítására, érvénytelení­tésére készült, ezért jelenleg nem alkalmas egyszerűsített adattartalmú számla módosítására, érvénytelenítésére.  Rendszeren kívüli módosítás, érvénytelenítés esetén az űrlapon a „Hivatkozott számla sorszáma” mező kitöltése kötelező. Ebbe a mezőbe az alapszámla sorszámát kell beírni, a módosító számla sorszámának megadása esetén a bizonylatról teljesített adatszolgáltatás hibás lesz.  Rendszeren kívüli érvénytelenítő számla kiállítása esetén az alapszámla (illetve, ha korábban módosították azt, akkor a módosított alapszámla) tételének adatait negatív értékkel kell rögzíteni az űrlapon. Ha az alapszámla tételéhez mennyiségi egység és mennyiség tartozott, akkor a mennyiséget célszerű negatív értékkel rögzíteni, ettől eltérő esetben pedig a nettó, illetve bruttó egységárat kell negatív értékkel szerepeltetni. Rendszeren kívüli módosító számla kiállítása esetén meg kell adni az alapszámla (illetve, ha korábban módosították azt, akkor a módosított alapszámla) adatait, és a kitöltés ellenőrzése után, a „Számla mó­dosítása” funkciógomb megnyomását követően nyílik meg az újabb űrlap, ahol a módosítás elvégezhető. Ezen az űrlapon az eladó adatai és a módosító okirat kelte nem változtatható meg, minden más adat azonban módosítható. Ha a módosítás oka pél­dául az, hogy az alapszámlán hibásan szerepelt a teljesítési időpont, akkor ez az adat a módosító űr­lapon felülírható. Ha a módosítás az alapszámla tétel­adatait érinti, akkor annak rögzítése az adott tételnél, a ceruzaikon alkalmazásával vagy új tétel hozzáadásával történhet.  A „Számláim” oldalon, a számla sorában található ” ⋮ ” ikonra kattintva elérhető technikai érvénytelenítés funkció csak akkor alkalmazandó, ha a számlaadat-szolgáltatásban szereplő számlaadatok és a számla tényleges adatai eltérnek. A technikai érvénytelenítés ennek megfelelően nem a számla, hanem a szám­láról teljesített adatszolgáltatás érvénytelenítésére szolgál. Ha az adatszolgáltatás hibás, akkor az adott számlasorszámú számláról a technikai érvénytele­nítést követően új, helyes adattartalmú adatszolgáltatás teljesíthető. Ha a felhasználó a számla érvény­telenítése helyett választotta a technikai érvény­tele­nítést, akkor az erre vonatkozó kérést célszerű az elsődleges felhasználónak vagy az arra jogosult másod­la­gos felhasználónak az Online Számla rend­szer „Nyilat­kozatok” menüjében – a lehető legrövi­debb időn belül – elutasítania. 

Az Online Számlázó program tesztelési lehetősége

Az éles rendszer használatát megelőzően – vagy akár azzal párhuzamosan is – lehetőség van a rendszert vagy annak egyes funkcióit tesztkörnyezetben kipró­bálni. A teszt­környezet a https://onlineszamla-test.nav.gov.hu címen érhető el, és a működés szempontjából a fent ismertetettek vonatkoznak rá. A tesztkörnyezetben kiállított számlákról nem lehet érvényes adatszolgáltatást teljesíteni, és nem minősülnek jogszabálynak megfelelő számlának sem.  A teszt­környezet kizárólag azt a célt szol­gálja, hogy az ügy­felek előzetesen megismerhessék a rendszer sajátossá­gait, korlátait és lehetőségeit.