Hogyan használható és mire alkalmas a NAV Online Számlázó programja?

Az általános forgalmi adó adónemet érintő adóhivatali digitalizációs folyamat az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség 2018. július 1-jei bevezetésével indult el. Az adatszolgáltatás teljesítésére biztosított elektronikus felület létrehozása megalapozta a következő évek áfa adónemet érintő, egymásra épülő fejlesztéseit is.

Az adatszolgáltatási kötelezettség bevezetése az adóhatóság szándékaival megegyezően elősegítette a nyomdai úton előállított nyomtatvány használatával kibocsátott (a továbbiakban: kézi) számlázást alkalmazó vállalkozások áttérését a számlázási funkcióval rendelkező programok használatára, hiszen szabályszerűen működő számlázóprogram használata esetén az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése az adóalanyoknak nem jelent plusz adminisztrációs terhet a számla kiállítását követően (míg kézi számlázás alkalmazása esetén a kötelezettség manuális adatrögzítéssel teljesítendő).

Az adatszolgáltatásra szolgáló Online Számla rendszer bevezetésével egyidejűleg a NAV alternatívát kínálva, ingyenesen használható számlázóprogramot (Online Számlázó program) biztosít a belföldi adóalanyok részére. Az Online Számlázó program rendelkezésre bocsátásával a NAV elsődleges célja a kkv-szektor adminisztrációs terheinek és költségeinek csökkentése volt, hosszabb távon pedig a széles körű felhasználói réteg megelégedésére szolgáló, korszerű, felhasználóbarát, számos kényelmi szolgáltatást nyújtó – így mobilapplikáció formájában is elérhető – program biztosítása. Ezen cél mentén haladva a bevezetés óta számos fejlesztés valósult meg – mind a jogszabályi környezet változásához igazodóan, mind a felhasználói élmény javítása érdekében.

A számlák adatainak adóhatósági megismerése kapcsán fontos hangsúlyozni, hogy a NAV hatóságként ugyanazokkal a feltételekkel ismerheti meg és használhatja fel az Online Számlázó programmal kiállított számlák adatait, mint bármilyen más számlázóprogrammal kiállított számlákét. Vagyis a programmal kiállított számlák valamennyi adatát egy esetleges ellenőrzés lefolytatására feljogosított (megbízólevéllel rendelkező) adóellenőr ismerheti meg és használhatja fel az adóellenőrzés, illetve az azt követő eljárás során, a vonatkozó szabályok betartásával, A számlázóprogram által teljesített számlaadat-szolgáltatás adatait természetesen a NAV ugyanúgy hasznosítja, mint bármely más számlázóprogramból származó adatot, így pl. kockázatelemzései során. Az így megismert adatok tekintetében a NAV munkatársainak az adótitokra vonatkozó szabályokat kell alkalmazniuk.

A visszajelzések alapján összességében elmondható, hogy az Online Számlázó programot a felhasználók – közülük is legfőképpen a kkv-szektor képviselői – kifejezetten szívesen használják. A NAV a program folyamatos fejlesztésével és bővítésével igyekszik kiszolgálni a felhasználók egyre szélesebb körét és egyre sokrétűbb igényeit.

Az Online Számlázó program használatának megkezdése, bejelentkezés

A különböző szakrendszerek (Online Számla, Online Számlázó, eÁFA) legegyszerűbben a NAV központi bejelentkezési felületéről, a NAV Felhasználókezelőből (https://uam.nav.gov.hu) indított bejelentkezéssel érhetők el.

Az Online Számlázó program külön telepítés nélkül, közvetlenül a NAV Felhasználókezelőből érhető el, közvetve pedig bármely másik szakrendszerből át lehet lépni; a fejléc bal oldalán található „Alkalmazások” ikonra kattintva lehet menüpontot váltani. A Felhasználókezelő bevezetésével a különböző szakrendszerek akkor is elérhetők, ha egy másik szakrendszer karbantartás alatt áll, így például az Online Számlázó program az Online Számla rendszer karbantartása idején is használható.

A „Bejelentkezés” gombra kattintva a felhasználók egy bejelentkezésválasztó képernyőre érkeznek, ahol ki kell választaniuk, hogy elsődleges vagy másodlagos felhasználóként lépnek be.

Saját adóalanyisága kapcsán elsődleges felhasználóként jogosult eljárni a természetes személy egyéni vállalkozó, áfás magánszemély esetén maga az adóalany, vagy annak állandó meghatalmazottja, továbbá gazdálkodó szervezet esetén annak törvényes képviselője vagy állandó meghatalmazottja.

Az adóalany törvényes képviselője az adóhatóság nyilvántartásában szereplő olyan személy, aki az adóalanyra irányadó jogszabályok szerint az adóalany képviseletére jogosult.

Az adóalany állandó meghatalmazottjaként olyan személy járhat el, akit az adóalany az Egységes Képviseleti Adatlapon (UJEGYKE adatlap) a következő ügycsoportokhoz tartozó ügyintézési jogosultságok egyikével jogosított fel:

• Adóügyek (kivéve egyes jövedéki ügyek) ügycsoportja (D. blokk 1. sor), vagy
• Áfához és egyéb közvetett adókhoz kapcsolódó ügyek ügycsoportja (E. blokk 1. sor), vagy
• Áfához és egyéb közvetett adókhoz kapcsolódó ügyek (külföldi adóalany áfa-visszatérítési jogának érvényesítésével kapcsolatos és OSS-, IOSS-, SA-ügyek kivételével) ügycsoportja [E. blokk 1. a) sor].

Másodlagos felhasználóként jogosult eljárni az adóalany elsődleges felhasználója által megjelölt személy (például számlázást kezelő alkalmazott, könyvviteli szolgáltatást nyújtó személy), aki kizárólag az elsődleges felhasználó által kiosztott jogosultságokkal rendelkezik. Másodlagos felhasználó(ka)t a NAV Felhasználókezelőben csak elsődleges felhasználó hozhat létre.

A NAV Felhasználókezelő alkalmazást az elsődleges felhasználó (a természetes személy adózó, az adóalany törvényes képviselője, illetve állandó meghatalmazottja) a Központi Azonosítási Ügynökön (KAÜ) keresztül (Ügyfélkapu+ vagy DÁP-alkalmazáson) történő azonosítást követően használhatja.

Amennyiben a felhasználónak csak egy aktív adózó-felhasználó kapcsolata van, akkor a bejelentkezés automatikus. Több adózónál fennálló képviseleti jogosultság esetén (ha a felhasználó több adózó vonatkozásában rendelkezik érvényes képviseleti jogosultsággal, azaz több adózó esetében is elsődleges felhasználóként jogosult eljárni) megjelenik az „Adózó-felhasználó kapcsolatok” űrlap, amelyről ki kell választani azt az adózót, amely vonatkozásában a felhasználó a programot használni kívánja. Itt az adózó nevére vagy adószámára történő kereséssel, illetve a sor végén az adózókhoz tartozó „Megnyitás” funkciógombbal lehet kiválasztani azt az adóalanyt, amelyhez a felhasználó bejelentkezni kíván.

Az Online Számlázó program használatának megkezdéséhez a már bejelentkezett elsődleges felhasználónak jóvá kell hagynia az általános szerződési feltételeket (ÁSZF). Ezt egy adóalany esetében egyszer kell megtenni (valamely elsődleges felhasználónak), ezt követően a további felhasználók jogosultságaik birtokában és azok tartalma szerint tudják használni a programot.

Az elsődleges felhasználónak az első bejelentkezésekor meg kell adnia a kapcsolattartási adatokat és el kell fogadnia az adatkezelési tájékoztatót. A megadott felhasználói kapcsolattartási adatok szerkesztésére később a „Felhasználói profil” felületen van lehetőség.

A másodlagos felhasználó a „Bejelentkezés” űrlap kitöltésével azonosítja magát. A másodlagos felhasználók bejelentkezéséhez kétlépcsős (kétfaktoros) azonosítás szükséges. Ez azt jelenti, hogy a másodlagos felhasználó az azonosításához a felhasználónév-jelszó páros megadását követően vagy egy külön alkalmazás által küldött belépési értesítés jóváhagyásával, vagy egy, a saját mobileszközre (mobiltelefon, tablet) telepített külön alkalmazással generált kóddal jelentkezhet be. A másodlagos felhasználó saját maga dönt arról, hogy második faktoros azonosításnak az értesítésalapú vagy a kódgenerálást követő azonosítást választja.

A másodlagos felhasználó az „Azonosítási mód kiválasztása” felületen dönt a kétlépcsős azonosítás módjáról. Az „értesítésalapú azonosítás” módszerével a felhasználó a NAV Azonosító alkalmazásban vagy az Online Számlázó mobilalkalmazásban megjelenő értesítésen keresztül hagyja jóvá a bejelentkezést. Az értesítésalapú azonosítás használatához minden esetben biztosítani kell a mobilkészüléken az internetelérést.

A „kódgenerálás azonosító alkalmazással” módszerrel a felhasználó a bejelentkezéshez szükséges másodlagos azonosító kódot generál, amihez nincs szükség internetkapcsolatra. A kód generálásához azonban szükség van egy mobiltelefonra letöltött alkalmazásra, amely lehet az Online Számlázó mobilapp vagy a NAV Azonosító alkalmazás is, de bármely egyéb, TOTP-technológiát támogató alkalmazás (pl. Google Hitelesítő, Microsoft Authenticator) is használható.

A 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (a továbbiakban: Számlarendelet) korábbi 11. §-a előírta, hogy a számlázóprogram használatát, valamint a használat megszűnését a SZAMLAZO megnevezésű nyomtatványon a NAV felé be kell jelenteni. A vállalkozásokat terhelő adminisztráció csökkentésének érdekében azonban a 17/2020. (XII. 30.) PM rendelet 3. §-a hatályon kívül helyezte a bejelentési kötelezettséget előíró jogszabályi rendelkezést, így ilyen kötelezettsége az adóalanyoknak (2021. január 4-től) már nincs.

Felhasználók és jogosultságkezelés

Az elsődleges felhasználó az első sikeres bejelentkezést követően teljes körű jogosultsággal rendelkezik: jogosult a webes felület minden funkciójának kezelésére, alkalmazására.

Az elsődleges felhasználónak lehetősége van arra, hogy másodlagos felhasználót rögzítsen. A másodlagos felhasználó természetes személy, akinek a jogosultsága korlátozott. A másodlagos felhasználók személyét, számát és az egyes felhasználók konkrét jogosultságait az elsődleges felhasználó az adóalany gazdálkodásának sajátosságait figyelembe véve, saját döntési körében határozza meg. A másodlagos felhasználó az elsődleges felhasználónak tartozik felelősséggel, a kettejük közötti esetleges vita rendezése nem tartozik a NAV feladat- és hatáskörébe.

Másodlagos felhasználókat – KAÜ-azonosítást követően – csak elsődleges felhasználó hozhat létre a NAV Felhasználókezelőben, a „Felhasználók” menüpont alatt, az „Új felhasználó” gombra kattintva. A rendszer itt két lehetőséget ajánl fel az elsődleges felhasználó számára: új másodlagos felhasználó vagy új technikai felhasználó létrehozását. Mindkét típusú felhasználó jogosultságait az elsődleges felhasználó határozza meg.

Az elsődleges felhasználó a NAV Felhasználókezelőben szakrendszerenként (Online Számla, Online Számlázó program, eÁFA) külön-külön határozza meg a másodlagos felhasználónak engedélyezett jogosultságokat. A „Másodlagos felhasználó hozzáadása” oldalon kötelező megadni – többek között – a másodlagos felhasználó felhasználónevét és jelszavát. A másodlagos felhasználó ezen felhasználónév és jelszó alkalmazásával léphet be a rendszerbe.

A megjelenő ábrán látható a másodlagos felhasználó számára kiosztható jogosultságokat kezelő szövegdoboz, amelyben az elsődleges felhasználó pipákkal jelölheti a kiosztott jogokat. Egy másodlagos felhasználó kétféle megtekintési (belépés, adatok megtekintése) és háromféle módosítási(számlakiállítás, számlatömb módosítása, adatok módosítása) jogosultságot kaphat.

A megtekintési jogok az alábbiakat eredményezik:

• a „belépés” hozzáférést biztosít az Online Számlázó programhoz,
• az„adatok megtekintése” jogosultság birtokában megtekintheti, de nem szerkesztheti az Online Számlázó programban a partnertörzset, a terméktörzset, a számlázási beállításokat és a technikai felhasználó adatait.

A megtekintési joggal rendelkező másodlagos felhasználó háromféle módosítási jogosultságot kaphat, ezek tartalma a következő:

• „számla kiállítása”, amellyel az Online Számlázó programban kiállíthat új számlát, módosító és érvénytelenítő számlát,
• „számlatömb módosítása”, amellyel az Online Számlázó programban létrehozhat új számlatömböt és módosíthat, lezárhat már meglévő, kiállított számlát tartalmazó számlatömböt, továbbá üres számlatömböt törölhet,
• „adatok módosítása”, amellyel az Online Számlázó programban szerkesztheti a partnertörzset, a terméktörzset, a számlázási beállításokat (és a technikai felhasználó adatait is megtekintheti, módosíthatja).

A számlaadat-szolgáltatás teljesülésének technikai előfeltétele, hogy az adóalany technikai felhasználót rendeljen a programhoz. A technikai felhasználó nem személy, hanem a gépi interfész felhasználója, a gépi hozzáféréshez szükséges adatok összessége. Jogosultsága kizárólag az interfész használatára, azaz a gép-gép kommunikációra terjed ki, azzal a szakrendszerek felületére nem lehet bejelentkezni. A technikai felhasználó létrehozását követően állnak rendelkezésre azok az adatok, amelyek az adózó programja és a NAV szervere közötti kommunikációhoz szükségesek (XML-kulcs-generálás).

Az Online Számlázó programba történő első, elsődleges felhasználó által történő belépéskor a rendszer automatikusan létrehoz egy, az adatszolgáltatás teljesítéséhez szükséges technikai felhasználót. További technikai felhasználót az elsődleges felhasználó tud létrehozni a NAV Felhasználókezelőben, illetve jogosultságokat is itt tud beállítani. Erre akkor lehet szükség, ha a felhasználó például véletlenül törölte a technikai felhasználót, vagy valamilyen okból kifolyólag le akarja azt cserélni, de alapvetően a működéshez egy technikai felhasználó elegendő. Új technikai felhasználó létrehozása során meg kell adni a szükséges adatokat (jelszó, kapcsolattartás nyelve, a technikai felhasználó jogosultságai), majd a „Mentés” gombra kattintva, a „Részletek” felületen megjelenő adatokkal (felhasználónév, XML aláírókulcsa, XML cserekulcsa), illetve a korábban megadott jelszóval, vagy az itt generált QR-kóddal kell az Online Számlázó programban új technikai felhasználót rögzíteni.

Beállítási lehetőségek az Online Számlázó programban

Első belépéskor az elsődleges felhasználó „Belépésvarázsló” segítségével állíthatja be az Online Számlázó program működéséhez szükséges alapadatokat (adószám beállítása, számlatömb létrehozása, és ha szükséges, technikai felhasználó hozzáadása).

A program a „Beállítások” fül „Számlázási beállítások” menüpontja alatt automatikusan rögzíti az adóalany adószámának első 8 számjegyét (törzsszámot), az adóalany rövid, illetve hosszú nevét, valamint az adóalany címét. Ezek az adatok nem módosíthatók. Az első belépéskor az adóalanynak meg kell adnia az adószám további 3 számjegyét: az áfakódot és a területi kódot, amelyek később (pl. egy székhelyváltozás esetében) módosíthatók ugyanezen a fülön az oldal alján található „Módosítás”, majd „Mentés” funkciógombra kattintva.

A „Számlázási beállítások” adatlapon további számlázási beállítások is elvégezhetők. Lehetőség van például számlázási cím rögzítésére. Ilyen címként az adóalany bejelentett székhelyének vagy telephelyének a címét kell megadni. A számlázási cím megadásának akkor van jelentősége, ha az adóalany székhelye és az értékesítés helyének a címe eltér. A programmal kiállított számlán az adóalany címeként a számlázási cím fog megjelenni. Fontos, hogy amennyiben nem az adóalany bejelentett székhelyének vagy telephelyének címe kerül rögzítésre, akkor a program az alábbi üzenettel figyelmeztet arra, hogy a NAV Felhasználókezelő alkalmazásban és az Online Számlázóban megtalálható törzsadatok eltérnek egymástól:

Az adóalany az adatlap alapértelmezett adatai között váltókapcsolóval jelölheti, hogy egyéni vállalkozó. Ennek jelölése esetén a nyilvántartási számának rögzítése is kötelező. Ezeknek az adatoknak a megadása esetén az „egyéni vállalkozó” megnevezés és a nyilvántartási szám automatikusan megjelenik a számlaképen.

Ha az adóalany az adatlap alapértelmezett adatai között azt jelöli váltókapcsolóval, hogy áfa tekintetében különös adózási módként pénzforgalmi elszámolást alkalmaz, akkor a számlaképen automatikusan megjelenik a „pénzforgalmi elszámolás” felirat.

(Az alanyi adómentesség választását nem a „Számlázási beállítások” adatlapon kell jelölni, hanem a számla kitöltésekor az áfakulcs feliratnál a * jelre kattintva megjelenő listából kell kiválasztani az „AAM” jelzést, vagyis az alanyi adómentességnek a program által alkalmazott rövidítését.)

A számlázási beállítások fül „További adatok” rovatában adóalanyonként megadható egy bankszámlaszám, egy nemzetközi bankszámlaszám-formátum, az IBAN-szám és egy nemzetközi bankazonosító kód, a SWIFT- (vagy más néven BIC-) kód. Ugyanitt rögzíthető az adóalany közösségi adószáma is. Amennyiben az adóalany a bankszámlaszámát az eladói alapadatok között rögzíti, akkor a számlakiállítás során ez az adat automatikus betöltésre kerül és megjelenik a számlaképen. Ha a számlázási alapbeállítások során az eladó a bankszámlaszám rovatot nem tölti ki, akkor új számla kiállításakor van lehetőség az eladó bankszámlaszámának rögzítésére az eladó alapadatainál.

Az Online Számlázó program számlázási funkciói

Az Online Számlázó program alkalmas megjelenési formáját tekintve papíralapú vagy elektronikus számla kiállítására, forinttól eltérő pénznemben megállapított ellenérték számlázására, továbbá magyar, illetve kétnyelvű (magyar–angol és magyar–német) számla kiállítására. Az Online Számlázó program automatikusan teljesíti az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettséget, és rendelkezik a jogszabály által előírt adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás funkcióval.

Az Online Számlázó programmal a felhasználónak a számla típusát tekintve lehetősége van a számla, előlegszámla kiállítása mellett a már kiállított számla módosítására, érvénytelenítésére is – olyan, ún. „rendszeren kívüli” számlához kapcsolódóan is, amelyet nem az Online Számlázó programmal állított ki.

A programmal kiállítható Közösségen belüli adómentes termékértékesítést vagy termékexportot bizonylatoló, vagy nem adóalany részére címzett számla is. A számlázóprogramot adófizetésre főszabály szerint nem kötelezett, például alanyi adómentes adóalany, vagy kizárólag tevékenysége közérdekű vagy egyéb speciális jellegére tekintettel adómentes ügyletet teljesítő adóalany is használni tudja ügyletei bizonylatolására. A program használható továbbá az áfatörvény területi hatályán kívül eső ügyletek (pl. harmadik országban teljesített szolgáltatás), fordított adózás alá eső ügyletek, valamint a felhasználó igénye szerint az áfatörvény tárgyi hatályán kívül eső (pl. közhatalmi tevékenységnek minősülő) ügyletek bizonylatolására, és amennyiben az szükséges, a különös szabályok alá eső mezőgazdasági tevékenységről való számlakiállításra is. Az Online Számlázó alkalmas továbbá használt ingóságokra, műalkotásokra, gyűjteménydarabokra és régiségekre vonatkozó különös szabályok szerint adózó ügyletekről, utazási szolgáltatásokra vonatkozó különös szabályok szerint adózó ügyletekről történő számla kibocsátására, valamint a csoportos adóalanyra vonatkozó számlázási szabályok teljesítésére is.

Az Online Számlázó program olyan speciális számlázásra, mint a felek előzetes megállapodása alapján, időszakra vonatkozó gyűjtőszámlával történő bizonylatolás, jelenleg nem alkalmas, továbbá nem alkalmas arra sem, hogy azzal az adóalany egy másik adóalany nevében és képviseletében [az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 161. §-a szerint, meghatalmazottként] állítson ki számlát.

A bizonylat jogszabálynak megfelelő kiállításához is számos segítséget nyújt az Online Számlázó program. Ilyen például az, hogy nem engedi a számla véglegesítését és kiállítását addig, amíg arról olyan kötelező számlaadat hiányzik, ami a számlának minősüléshez vagy az online számlaadat-szolgáltatás teljesítéséhez elengedhetetlen. Ezek mellett számos adatmező adattartalma értéklistából választható ki, illetve egyes adatmezők megfelelő kitöltése érdekében beépített ellenőrzések működnek, és hibás kitöltés esetén figyelmeztető üzenetek jelennek meg. Hibát jelez a program például akkor, ha fordított adózás alá eső tétel számlázásakor a vevői adószámnál nincs kitöltve mind a 11 számjegy, vagy jelzi azt is, hogy adómentes, Közösségen belüli termékértékesítés számlázása esetén kötelező a más tagállami uniós adószám kitöltése. A program nemcsak áfatörvénybeli kötelezettség kapcsán alkalmaz segítő figyelmeztetést, hanem például akkor is, ha fizetési módként a számlakibocsátó átutalást jelölt, de a számlán nem szerepel az eladó bankszámlaszáma.

Az „Új számla kiállítása” oldal alján találhatók a „Kitöltés ellenőrzése”, illetve a „Számla előnézete” funkciógombok, amelyek alkalmazása szintén a helyes számlakiállítást segítik elő. A számla véglegesítése előtt a „Kitöltés ellenőrzése” funkciógombbal lehet ellenőrizni, hogy minden kötelező rovat ki van-e töltve, illetve szabályos-e a számla kitöltése. A „Számla előnézete” funkciógombra kattintva lehetőség nyílik a számlakép megtekintésére, a rögzített alapvető számlaadatok, illetve számszaki adatok ellenőrzésére a számla kiállítása (véglegesítése) előtt. Az előnézeten a számla sorszám még nem szerepel, sorszámozott, jogszabálynak megfelelő számla csak a „Számla véglegesítése” funkciógombbal állítható ki.

Az Online Számlázó program az adóalanyok széles körét kiszolgáló programként a megfelelő számla előállítását segíti azzal is, hogy abban az esetben, ha a felhasználó egy adott tétel esetében nettó egységárat ad meg, akkor arra rászámítja az adót, ha pedig a felhasználó bruttó árat ad meg, akkor az alkalmazott adómérték ismeretében kiszámítja az adóalapot és az adóösszeget.

A program alkalmazásakor az áfakulcs mező egy legördülő listából választható ki. A legördülő lista a következőket tartalmazza: 27%, 18%, 5%, Alanyi adómentesség jelölése (AAM), Egyéb adómentesség jelölése, Belföldi fordított adózás (FAD; Áfa tv. 142. §-a alá tartozó ügylet), 0% (napilap), Áfa tv. hatályán kívül jelölése, Különbözet szerinti szabályozás, Adóköteles ingyenes ügylet, Áfa tv. 17. §-a szerinti eset, K7%: kompenzációs felár 7%, K12%: kompenzációs felár 12%.

Ha a számlázóprogramot alkalmazó felhasználó áfakódja 1-es, akkor az áfakulcs legördülő listájában az „Alanyi adómentesség jelölése” listaelem kerül az első sorba, egyéb esetekben az alkalmazási gyakoriságot veszi figyelembe a program a legördülő listában szereplő sorrend meghatározásakor.

Az áfakulcs legördülő mezőből az „Egyéb adómentesség jelölése” sort választva egy újabb legördülő lista jelenik meg, amelyből az alábbi elemek választhatók ki: A tevékenység közérdekű vagy speciális jellegére tekintettel adómentes (ún. tárgyi adómentes, TAM), Adómentes, Közösségen belüli termékértékesítés, új közlekedési eszköz nélkül (KBAET), Adómentes, Közösségen belüli új közlekedési eszköz értékesítése (KBAÚK), Adómentes termékértékesítés a Közösség területén kívülre (termékexport harmadik országba, EAM), Egyéb nemzetközi ügyletekhez kapcsolódó jogcímen megállapított adómentesség (NAM).

Az áfakulcs legördülő mezőből az „Áfa tv. hatályán kívül jelölése” sort választva szintén egy újabb legördülő lista alábontás jelenik meg, a következő listaelemekkel: Áfa tárgyi hatályán kívül (ÁTK), Áfa tv. 37. §-a alapján másik tagállamban teljesített, fordítottan adózó ügylet (EUFAD37), Másik tagállamban teljesített, nem az Áfa tv. 37. §-a alá tartozó, fordítottan adózó ügylet (EUFADE), Másik tagállamban teljesített, nem fordítottan adózó ügylet (EUE), Harmadik országban teljesített ügylet (HO).

A „Különbözet szerinti adózás” áfakulcsot választva szintén alábontással találkozik a felhasználó: külön adókóddal jelölendő, és a listában külön-külön szerepel a használt cikkek (KAH), műalkotások (KAM), gyűjteménydarabok, régiségek (KAR), utazásszervezés 27% (KAU-AK), utazásszervezés – adómentes (KAU-AM).

Az „Adóköteles ingyenes ügylet” típus is alábontásra került aszerint, hogy az ügylet kapcsán felszámított általános forgalmi adó megtérítendő vagy nem megtérítendő.

A felsorolásban szereplő ügylettípusok számosságából jól látható egyrészt az, hogy az Online Számlázó program meghaladta a kisvállalkozások egyszerű alapügyleteinek bizonylatolására szolgáló program funkcióit, illetve az alábontások részletezettségéből és logikájából pedig az, hogy a számlát kiállító ügyfél kezét a bizonylatolás során szorosan vezeti, azaz a NAV igyekezett jól definiált segítséget nyújtani a jogszabálynak megfelelő, helyes és pontos számlakiállítás elősegítése érdekében.

Csoportos áfaalany vevő esetén, ha a számla kiállítása során az adóalany a csoportazonosító szám első 8 számjegyét írja be a „Magyar adószám” rovatba, akkor a program felismeri, hogy a vevő csoportos áfa alany, és biztosítja, hogy a törvényi előírásnak megfelelően a csoportazonosító adószám kerüljön a számlára a vevő adószámaként.

A „Magyar adószám” rovatba írt csoportazonosító adószám első 8 számjegyének begépelését követően automatikusan megjelenik egy új rovat a vevői adatok között „Csoporttag adószáma” elnevezéssel, ahol a polgári jogi szempontból vevőnek minősülő csoporttag tagi adószáma is feltüntethető a számlán a csoportazonosító adószám mellett. A tag egyéb azonosító adatai (pl. név, cím) a „Megjegyzés a számlakép fejlécébe” rovatban rögzíthetők.

2024. augusztus 21-től, jogszabályváltozás miatt[1] a NAV biztosítja az Online Számlázó programban – a felhasználó által rögzített információk alapján – a tartós adathordozó eszközök értékesítéséről kiállított számlákon az adattörlő kódok rögzítését. Ezt az igényt a számlakiállítás során, a tételadatok szerkesztésénél, egy kapcsológomb aktívra állításával kell jelölni. A kapcsoló aktívra váltásakor, majd a számla véglegesítésekor a rendszer megfelelő mennyiségű törlőkódot lefoglal, és rögzíti a számla kiállításával. Az adattörlő kód a számlaképen a számlaösszesítő adatok alatt jelenik meg.

2025-től új lehetőségek nyíltak az Online Számlázó programban is a jogelőd-jogutód kapcsolatok rendszerszintű kezelésével. A program a jogutódlás módjától függően lehetőséget biztosít a jogutódoknak meghatározott számlázási műveletek (pl. érvénytelenítés, módosítás) elvégzésére. Azon jogelőd(ök)höz kapcsolódó számlák, amelyek vonatkozásában a jogutód műveleti jogosultsággal rendelkezik, a „Számláim” listaoldal fejlécében található „Jogelődök megtekintése” csúszkavezérlő kapcsológomb aktívra állításával jeleníthetők meg.

A számla kiállítása az Online Számlázó programban úgynevezett virtuális számlatömbökből történik, amelyek az adóalany kiállított számláinak csoportosítására szolgálnak. Használatban lévő, de a továbbiakban használni már nem kívánt számlatömb lezárására, illetve új számlatömb megnyitására, a „Beállítások” menü „Számlatömbök, Díjbekérő tömbök” menüpont alatt van lehetőség új számlatömbelőtag, illetve a számlatömb leírásának megadásával. A számlaképen megjelenő sorszámot a számlatömb létrehozásakor megadott előtagból és az aktuális évszámból képezi meg a program, azokat kötőjellel elválasztva. Ahhoz, hogy a programból számlát lehessen előállítani, legalább egy üres vagy nyitott számlatömbnek lennie kell.

Azt, hogy az adóalany ezeket a számlatömböket hogyan használja, vagy hány nyitott számlatömböt használ egyidejűleg, a saját gazdálkodásának sajátosságait figyelembe véve, maga dönti el. Lehetősége van arra, hogy valamennyi számláját egy számlatömbbe rögzítse, de dönthet úgy is, hogy például minden üzletkötője vagy telephelye eltérő számlatömböt használ.

A kiállított számla vevő részére történő továbbítása az adóalany feladata, az Online Számlázó program ezt nem teszi meg. Ha az adóalany a számlát elektronikus úton (pl. e-mailben) küldi el a címzettnek, akkor a számla kiállításakor a számla megjelenési formájaként (előzetesen) az elektronikus számlát kell beállítania. Az elektronikus számlát – az Áfa tv. 168/A. § (1) bekezdésében foglalt követelményeknek az Áfa tv. 175. §. (2) bekezdés a) pontja szerint mind a számlakibocsátónál, mind a számla befogadójánál történő biztosítása érdekében – az Online Számlázó program fokozott biztonságú elektronikus aláírással látja el.

Az Online Számlázó program kényelmi szolgáltatásai

Az Online Számlázó program megjelenése óta a folyamatos fejlesztések eredményeként több olyan funkcióval bővült, amelyek túlmutatnak a program használatával történő, jogszabálynak megfelelő számla kiállításán és az ahhoz kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésén.

A program számos kényelmi funkciót biztosít a felhasználóinak, amelyek jelentősen lerövidítik és egyszerűsítik a számlakiállítás folyamatát. Ilyen például a partner- és terméktörzs rögzítésének és kezelésének lehetősége, a sablonok, illetve a számlakiállítás során félbehagyott piszkozatok mentésének lehetősége, a kiállított számlák letöltésének és a számlaadatok lekérdezésének lehetősége és Excel-fájlba történő exportálása, vagy a díjbekérő kiállításának lehetősége.

A partnertörzs kialakítására és a rendszeresen forgalmazott termékek/nyújtott szolgáltatások adatainak rögzítésére a „Partnerek”, illetve „Termékek” fül alatt van lehetőség. Kialakított partnertörzs esetén a számla létrehozásakor a már rögzített partnerek közül a partner mentett partnerkódjának (a mentés során rögzített egyedi azonosítója) minimum első 2 karakterének begépelését követően választható ki a vevő, akinek az adatai ezt követően automatikusan kitöltésre kerülnek. Rögzített termékek esetén a termékek, szolgáltatások szintén automatikusan kerülnek be egy új számla tételsorába a kiállítás során, ha az adóalany előzetesen rögzítette az adott terméket, és a keresési mezőbe legalább a rögzített termékkód első 2 karakterét begépeli. A mentett termék kiválasztását követően a számla tételsorán az addig beírt termékadatok felülíródnak a „Termékek” menüpontban rögzített adatok szerint.

A sablon készítése akkor hasznos funkció, ha az adóalany rendszeres időközönként vagy egyszerre több olyan számlát bocsát ki, amelyek adattartalmának egy része azonos. Így például egy ingatlan-bérbeadást végző adóalanynak célszerű lehet olyan sablont készítenie, amely tartalmazza például a bérbe vevő adatait, a havonta fizetendő bérleti díjat, és ezt a sablont alkalmaznia (kiegészítve, illetve módosítva) az időszakos számlakiállításai során. Új számla létrehozása során a mentett sablont csak be kell tölteni a jobb felső sarokban található „Sablon betöltése” funkciógombra kattintva.

Számos tételsorból álló számla kiállítása esetén hasznos a piszkozatok mentésének lehetősége, ha éppen a számlakiállítás folyamata bármilyen okból kifolyólag megszakadt. A félbehagyott piszkozatok mentése után a számlakiállítás egy későbbi időpontban folytatható.

A már kiállított számlákat listázó „Számláim” fülön az adott számlasor végén található funkcióválasztó gombra kattintva, a felugró ablakból érhető el a kiegyenlítés művelet. Ezzel jelölhető, hogy az adott számla ellentételezése megtörtént-e vagy sem, így a még kiegyenlítetlen számlák könnyebben nyomon követhetők. A teljes összegben kiegyenlített jelölési lehetőségen kívül, ugyanitt a „Befizetések” műveletre kattintva jelölhető a programban a „Részben kiegyenlített” állapot is, az „Új befizetés hozzáadása” funkciógombbal. A pénzügyi részteljesítések összege, illetve dátuma adható meg ezen az űrlapon. Kiegyenlítésre vonatkozó információ érvénytelenítő számlák esetében nem jelölhető.

Az Online Számlázó program számlakibocsátói oldalon biztosítja az elektronikus és papíralapú számlák automatikus archiválását és megőrzését. Az Online Számlázó program elektronikus számlákra vonatkozó archiválási szolgáltatása 2024 októberétől kiterjed az Online Számlázó programmal kiállított papíralapú számlákra is. Az archiválási szolgáltatás ez időponttól automatikusan vonatkozik minden elektronikus és papíralapú, Online Számlázó programmal kiállított számlára, azaz a felhasználónak nem kell külön jeleznie a felületen a számla archiválására vonatkozó igényét. A NAV a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet előírásai szerint gondoskodik a megőrzési kötelezettség időtartama alatt az Online Számlázó programmal kiállított számlák számlakibocsátói oldali megőrzéséről.

A számlázási beállítások fülön lehetőség nyílik a számlakép személyre szabására. Ennek keretében az adóalany (max. 150 KB méretű, PNG-, JPG- vagy JPEG-formátumú) egyéni logót tölthet fel, amely a számlakép bal felső sarkában automatikusan megjelenik. Ugyanitt az adóalanynak lehetősége van egyedi szín választására, illetve a számlakép előnézeti méretének (A/4-es vagy 80 mm) megválasztására.

Amennyiben a cégbírósági adatok alapján az adózó rendelkezik hosszú, illetve rövid névvel is, a „Számlázási beállítások” fülön, választógomb segítségével tudja jelölni a preferált számlázási nevét. A rendszerben tárolt adatok közül az adózó nevének az így kiválasztott módozata szerepel a kiállított számlák számlaképén.

A kényelmi funkciók beépítésével a fejlesztések célja a felhasználói igények széles spektrumát lefedni tudó, de ingyenes szoftver rendelkezésre bocsátása (elsősorban, de nem kizárólagosan) a kkv-szektor számára, azaz a NAV által üzemeltetett számlázóprogram használatának praktikusabbá tétele, a felhasználói élmények javítása, az adózók adminisztrációs terheinek és költségeinek csökkentése.

Az Online Számlázó mobilalkalmazás

A felhasználók számára 2020 második felétől érhető el az iOS és Android mobil operációs rendszerek által egyaránt támogatott Online Számlázó mobilapplikáció, amely a két operációs rendszer saját alkalmazásainak boltjából (az App Store-ból vagy a Google Play áruházból), ingyenesen letölthető. A mobilalkalmazás használatba vételének infrastrukturális minimumkövetelménye egy iOS 11-es vagy Android 7.0-ás okostelefon.

A mobilapp számlázásra készült alkalmazás, amely funkcionalitásában szinte teljes egészében lefedi a webes felületen használható és elérhető funkciókat. Kivételt képez például a díjbekérő kiállításának lehetősége és pár kényelmi funkció (pl. piszkozat) használata, amelyekre jelenleg az Online Számlázó webes felületén van lehetőség.

Elérhetők azonban az Online Számla rendszer bizonyos funkciói a mobilappon keresztül is, ilyen például a technikai érvénytelenítés jóváhagyásának lehetősége, a NAV-hoz beküldött adatszolgáltatások állapotának ellenőrizhetősége vagy a kimenő/bejövő számlák lekérdezhetősége. Nagyon hasznos az „Adózó lekérdező” funkció, amelyben a belföldi adószám első 8 számjegyének megadásával lekérdezhető, hogy az adott gazdasági társaság vagy egyéni vállalkozó létezik-e a NAV adóalany-nyilvántartási rendszerében.

A mobilalkalmazás első alkalommal történő használatát megelőzően az Online Számlázó program webes felületén el kell fogadni a program általános szerződési feltételeit, és el kell végezni az alapvető beállításokat (pl. legalább egy nyitott állapotú számlatömb létrehozása). Ezután nyílik lehetőség a mobilalkalmazás és az Online Számlázó webes felületének összekapcsolására, amelyet a webes felületről kell indítani. A főmenü „Beállítások” menüpontjának „Mobil alkalmazás összekapcsolása” sorára kattintva a program egy QR-kódot generál, amelyet azzal az okostelefonnal kell beolvastatni, amelyre a Számlázó mobilappot a felhasználó előzetesen letöltötte. A mobil készülék adott adózói profiljának webes felületéhez történő párosítása a webes felületen beállított mobiljelszó megadásával véglegesíthető.

Egy okostelefonon egy felhasználó egyidejűleg egy cég számlázóprogramjához tud kapcsolódni. Ugyanakkor a mobilalkalmazás lehetőséget biztosít a több céghez érvényes jogosultsággal rendelkező felhasználó számára minden céggel való összekapcsolásra. A manuális párosításokat cégenként csak egyszer kell elvégezni. Az applikációban ugyanis – az app főmenüjében található „Belépés másik adózóval” menüpontra kattintva – elérhető a cégválasztó funkció, amellyel a cégek közötti váltások egy kattintással elvégezhetők.

A mobilalkalmazás a jogosultságokat tekintve megegyezik az Online Számlázó program webes felületén rögzített beállításokkal, vagyis egy, a webes felületen bizonyos jogosultságokkal rendelkező (akár elsődleges, akár másodlagos) felhasználó azokat a műveleteket tudja elvégezni az appban is, amelyekre a webes felületen jogosult. A jogosultságokat nem kell ismételten kiosztani az applikációban.

Az alkalmazás praktikus elemként lehetőséget biztosít a felhasználónak arra, hogy felhasználói profilján saját számlázási adatairól (az adóalany neve, székhelye, magyar adószáma, más tagállami adószáma, vevői típusa, bankszámlaszáma, stb.) úgynevezett e-névjegyet generáljon. Az app ennek eredményeként saját számlázási adatokat összesítve tartalmazó QR-kódot hoz létre, amely egy fénykép formájában tárolható a saját mobiltelefonon (vagy akár ki is nyomtatható). Ezt követően, a felhasználó részére történő minden jövőbeni mobilappos számlakiállítás során elegendő ezt a fénykép formátumban lementett QR-kódot bemutatni az eladó partnernek, és az eladó készüléke a kód alapján betölti a felhasználó mentett számlázási adatait.

A mobilapplikációval kiállított számla az appon és a webes felületen is visszakereshető és PDF-formátumban megnyitható, de akár haladéktalanul, helyben is továbbítható a vevő partner részére. Az appot használó számlakibocsátó a számla kiállítását követően azonnal elküldheti kiállított számláját például Airdropon, e-mailben, Viber-, Whatsapp-, Signal-üzenetben, Facebook messengeren keresztül, vagy bármely más, a számlakibocsátó készüléke által ismert és támogatott csatornán. Ezen továbbítási mód alkalmazása esetén a számla létrehozása során a számla megjelenési formájaként az elektronikus számlát kell kiválasztani. A program az ilyen számlát fokozott biztonságú aláírással látja el, és az appal kiállított számlák esetében is biztosított a bizonylatok archiválása.

A számla megjelenési formáját tekintve az applikáció alkalmazásával papíralapú számla is kiállítható, ez esetben feltétel, hogy az appot használó mobilkészülék össze legyen kapcsolva egy nyomtatóval. Az appban a számlakép méreteként – a klasszikus A/4-es papírméret mellett – lehetőség van a keskenyebb formátumú, ún. 80 mm-es számlaméret kiválasztására is, amelyet jellemzően POS-rendszerek, pénztárgépek használnak. Alkalmazásának előnye a gyors nyomtatási lehetőség és az eszközigényének mobilitása, helytakarékossága.

Az applikációból történő mobil számlakiállítás megkönnyíti és egyszerűsíti a helyhez kötött szolgáltatást több helyszínen nyújtó vállalkozók, a nyújtott szolgáltatás jellegéből adódóan folyamatosan úton/mozgásban lévő adózók, a diverzifikált ügyfélkörrel rendelkező ügynöki szolgáltatást végzők és átfogóan minden fiatal vállalkozó számlázási, számlakiállítási (és adott esetben számlakibocsátási) tevékenységét. Az app biztosítja továbbá, hogy a számlázással kapcsolatban naprakész információra igényt tartó cégvezető az adatszolgáltatások állapotát, valamint a kimenő/bejövő számláit bármikor, bárhol eléri, lekérdezheti. A NAV várakozásai szerint a mobilapp a modernizáció, a praktikum és a környezettudatosság jegyében az elektronikus számlázás elterjedését is elősegíti.

Az Online Számlázó program tesztelési lehetősége

Az éles rendszer használatát megelőzően tesztkörnyezetben is lehetőség van kipróbálni mind az Online Számla rendszert (és a manuális adatszolgáltatást), mind az Online Számlázó programot, illetve azok egyes funkcióit. A tesztrendszer a https://uam-test.nav.gov.hu/ vagy a https://onlineszamla-test.nav.gov.hu webcímen érhető el.

Fontos hangsúlyozni, hogy az éles és a tesztrendszer között nincs átjárás, a tesztrendszerben keletkezett adatok nem kerülnek át az éles rendszerbe. Külön kell bejelentkezni a tesztrendszerbe és az éles rendszerbe is. A tesztrendszerből kiállított számlák valós gazdasági eseményt nem bizonylatolhatnak, nem minősülnek jogszabálynak megfelelő számlának, azokról érvényes adatszolgáltatás nem teljesíthető. A tesztkörnyezet kizárólag azt a célt szolgálja, hogy az ügyfelek előzetesen megismerhessék a rendszer sajátosságait, lehetőségeit.

Az Online Számlázó program „Információk” menüpontja alatt további hasznos, a program helyes használatát elősegítő tájékoztatás, kérdés-válasz formájában közzétett információ, továbbá az Online Számlázó program Felhasználói kézikönyve is elérhető. Ez utóbbi dokumentum megtalálható a NAV Felhasználókezelő alkalmazás felületén, a https://uam.nav.gov.hu/tartalmak/dokumentaciok linken, illetve a https://onlineszamla.nav.gov.hu oldal „Technikai információk” menü „Dokumentációk” menüpontja alatt is.

---

[1] Az adatok végleges hozzáférhetetlenné tételét lehetővé tevő alkalmazás biztosításával kapcsolatos eljárási szabályok meghatározásáról szóló 726/2020. (XII. 31.) Korm. rendelet.