Az állandó meghatalmazásokat érintő változások – I. rész

2023. év elején új képviseleti bejelentőlapot rendszeresít a NAV UJEGYKE néven. Az új adatlap több változást is eredményez mind az ügyfelek számára, mind a NAV belső folyamatait érintően. Cikkünk első részében a változtatás okairól és folyamatáról szólunk, a következő részben pedig megismertetjük az Olvasót az újdonságokkal.

A képviseleti bejelentés jelentősége

A képviseleti bejelentésre szolgáló adatlap olyan alapvető információt szolgáltat a NAV számára, mely nélkül nem lehet megállapítani, hogy egy ügyfél nevében kinek az eljárása fogadható el. Tehát, kinek a beadványa tekinthető úgy, hogy az az ügyfél nevében érkezett, és kinek adható ki adótitkot képező adat, vagy kinek küldhető irat.

Az adatlap alapján létrejött nyilvántartásban szereplő képviselők – a kapcsolattartásra vonatkozó szabályok keretein belül – az ügyfél nevében eljárhatnak személyesen, például az ügyfélszolgálatokon vagy egy helyszíni szemle, ellenőrzés során. Küldhetnek papíralapú iratot vagy tárhelyükről (KÜNY tárhely, cégkapu, hivatali kapu) elektronikus iratot, intézhetik az ügyeket a telefonos ügyfélszolgálaton, megkaphatják az ügyfélnek szóló iratokat és beléphetnek a NAV online felületeire, ahol egyre több szolgáltatást érhetnek el (lekérdezhetik az ügyfél adatait vagy beadványt nyújthatnak be). Korántsem mindegy tehát, hogy kik és milyen jogosultsággal szerepelnek a képviseleti nyilvántartásban, mint az ügyfél képviseletére jogosult személyek vagy szervezetek.

A változtatás okai

Az állandó meghatalmazások nyilvántartásának kezdetekor a papíralapú és a személyes eljárások voltak jellemzőek a NAV-nál. Később, amikor már lehetőség nyílt az elektronikus ügyintézésre, egyes bevallásokat is be lehetett ilyen módon nyújtani. Az idők folyamán az elektronikusan benyújtható adatlapok száma egyre nőtt. Az állandó meghatalmazás bejelentésére szolgáló adatlapon egyesével lehetett megjelölni, hogy a képviselő milyen adatlapot nyújthat be, így egyre több adatot kellett átlátni, keresni, „ikszelgetni”. Ezért az adatlapokat csoportosítani kellett az egyszerűbb bejelentés érdekében. Ezzel párhuzamosan létrejöttek az online lekérdezési lehetőségek (eBEV Portál) és az online ügyintézési lehetőségek (eSZJA, ONYA) is, míg napjainkra az elektronikus ügyintézés vált a fő szabállyá a NAV előtti eljárásokban.

A változásokra sok esetben csak új bejelentő űrlap bevezetésével lehetett reagálni.

A képviseleti bejelentőlapokon jelölhető jogosultságok a folyamatos változás eredményeként több szempont szerint tagolódtak, és egyre inkább keveredett a formai és a tartalmi szempontú osztályozás. Azokon a területeken, ahol az ügyeket döntően nyomtatvánnyal lehetett intézni, elsődleges csoportosítási szempont volt, hogy az adott nyomtatvány milyen típusú adókötelezettség teljesítésére szolgál (bevallás, adatszolgáltatás, bejelentés). Másodlagos szempont volt, hogy az adott formát milyen tartalommal kell megtölteni: mely adónemre vonatkozik. Azoknál a nyomtatványoknál, amelyeken nem bevallást vagy bejelentést lehetett tenni, a tartalmi szempontú csoportosítás már részben érvényesült (fizetési kedvezményi, szja 1%-os ügyekre van külön sor), azonban létrejött egy egyéb kategória rengetegféle nyomtatvánnyal, tényleges összetartozás nélkül – tulajdonképpen egy kis, „bevalláson, adatszolgáltatáson kívüli valamennyi adóügy” kategória. Ezen túl a nyomtatvánnyal kevésbé támogatott ügyekben, vagy ahol a szervezeti felépítés ebbe az irányba mutatott, eleve a tartalom szerinti csoportosítás volt az elsődleges szempont (vám-, jövedéki ügyek vagy ellenőrzések) és másodlagos szempontként működött, ha ez szükséges volt, a forma (jövedéki adóbevallások, adatszolgáltatások).

A fenti elhatárolási anomáliákhoz érkeztek még a további szolgáltatások, így kialakultak lekérdezési jogok, telefonos ügyintézési jogok vagy egyes online felületek alkalmazásához szükséges jogok (MOSS).

Az intézhető ügyek csoportjain túl azt is be lehetett jelenteni, hogy a képviselő személyesen, papíralapon, elektronikus úton vagy a telefonos ügyintéző rendszerben járhat el a képviselt nevében. Az elektronikus ügyintézés térnyerésével és részben kötelezővé tételével ugyanakkor a papíros és személyes ügyintézési lehetőség szűkült és lassan értelmét vesztette az is, hogy a képviselőt az ügyintézés módjával kapcsolatban korlátozza a bejelentés.

Jellemzővé vált az is, hogy nemcsak az adókötelezettség teljesítése, az eljárás megindítása történhetett elektronikusan, hanem az ügyintézés teljes folyamata: a hiánypótlási felhívás kibocsátása, annak megválaszolása és az érdemi döntés kiküldése.

A fent ismertetett, több szempont szerint is tagolt jogokból alakult ki a jelenleg is működő jogosultsági rendszer, a több mint 15 éve gyűlő adatok (AMO, T180, R01, régi EGYKE-k) alapján.

A NAV-on belül pedig egyre több automatizmus alakult ki a hatékonyabb, kevesebb emberi munkaerőt kívánó és gyorsabb ügyintézés érdekében. A bonyolódó jogosultsági rendszerre tehát egyre jobban támaszkodnak a belső folyamatok, így az automatikus jogosultságvizsgálat mellett (mely azt vizsgálja, hogy az ügyfél nevében az arra jogosult nyújtotta-e be a nyomtatványt) ráépült egy automatikus postázási rendszer is: amikor egy küldemény címzettjét is az automatizmus választja ki és a kézbesítési folyamat is automatizáltan indul el. Az egyre szaporodó, elektronikus felületen elérhető szolgáltatások kapcsán is kiemelt jelentőségű a jogosultságok megfelelő kezelése.

Napjainkra az átalakítás már elkerülhetetlenné vált, amelynek egyetlen útja az lehetett, hogy a bejelenthető jogosultságokat elsődlegesen a NAV által intézhető ügytípusok alapján határozzuk meg, fő szabályként a teljes eljárást az ügycsoportba tartozónak ítélve, és nem téve különbséget az egyes ügyintézési módok között.

Az átalakítás célja mindenképpen egy logikus, az ügyek közötti tényleges kapcsolatot alapul vevő, egy fő szempontot követő ügycsoportosítás, hogy az adatlapot az ügyfelek könnyebben ki tudják tölteni. Továbbá, hogy az automatizálttá váló folyamatokba is egyszerűen, sematikus eljárásként beilleszthető legyen a jogosultságvizsgálat. A NAV szakrendszereinek stabil és követhető működése az ügyek hatékony és jogszerű elintézését is elősegíti, s ezáltal az ügyfelek alapvető érdekeit védi.

A változtatási folyamat lépései

Első lépésként a leendő adatlap struktúráját kellett kialakítani. Ennek érdekében statisztikai adatokat gyűjtöttünk arról, hogy jelenleg az ügyfelek a jelölhető ügyeket hogyan kombinálják, jellemzően milyen szűkítésekkel élnek a képviseleti jogosultságok bejelentésekor.

A statisztikák is jól mutatják, hogy az ügyfelek jellemzően átfogóbb kategóriákat jelölnek, s ahogy szűkül az adott jogosultsággal intézhető ügyek száma, úgy csökken az adott jogosultság jelölésére való igény.

Az EGYKE adatlapon tett bejelentéseket szemléltetik az alábbi – a kizárólag a bevallásokkal, adatszolgáltatásokkal, bejelentésekkel kapcsolatos (a jelenlegi 3-as) lap adatait elemző statisztikák alapján készített – diagramok.

A statisztikák kiértékelését követően további elemzéseket végeztünk a jelölhető ügycsoportok kapcsán. Az eredmény kialakítása során figyelembe vettük a fentieken túl az ismert ügyféligényekre vonatkozó, a jelenlegi EGYKE adatlap feldolgozása során érkezett visszajelzéseket. Az adatlapon kizárólag olyan ügycsoportok maradtak, amelyek a képviseltet mint a NAV ügyfelét érintik (és nem társhatóságként vagy például végrehajtást kérőként vesz részt az eljárásban egy szervezet).

Az ügycsoportok kialakításánál egymással ellentétes érdekek között kellett kompromisszumos megoldásokat találni.

Egyrészt a magánszemélyek, kisebb szervezetek esetén az a célszerű, ha nincs túl sok „olvasnivaló” az adatlapon, ez a kevesebb ügycsoport kialakítása felé mutat. Nagyobb szervezetek esetén azonban indokolt, hogy egyes ügyek kapcsán más és más meghatalmazottat bízhassanak meg az ügyintézéssel.

Másrészt, míg a cégkapu használata az ügycsoportok részletezésének jelentőségét csökkenti, az online ügyintézési lehetőségek – mivel a felületekre magánszemélyek jelentkeznek be – növelik azt. A NAV minden szolgáltatása valamely feladatához, hatásköréhez kapcsolódik, és minden feladat ügytípusokhoz, ügycsoportokhoz. Az online felületeken így a szolgáltatások maguk is ügyek intézését jelentik, a szolgáltatások más nevében történő igénybevételéhez ugyanúgy szükséges a felhatalmazás, a megfelelő jogosultság, akár lekérdezésekről, akár beadványok beadásáról van szó.

A jelölhető ügycsoportok kialakítását követően meghatároztuk az egyes ügyeket, amelyek az ügycsoportba tartoznak, és ennek megfelelően besoroltuk a nyomtatványokat. A besorolás valójában döntéshozatal arról, hogy mely joggal rendelkező képviselő adhatja be az egyes nyomtatványokat (ahogy ez a jelenlegi rendszerben is működik).

Mindezzel párhuzamosan folyt az új adatlap kitöltésének új felületre történő áthelyezése, az online bejelentéshez kapcsolódó jóváhagyási folyamat újradefiniálása.