Az állandó meghatalmazásokat érintő változások – II. rész

Korábbi cikkünk folytatásaként bemutatjuk, hogyan változik meg a képviseleti bejelentésre szolgáló adatlap maga (UJEGYKE), hogyan érinti a változás a már a nyilvántartásban szereplő képviseleti jogokat, és milyen az elektronikus felület, amelyen keresztül meg lehet tenni a bejelentést.

1. Az UJEGYKE adatlap

Nem szabad szem elől téveszteni, hogy az EGYKE adatlap célja, hogy az állandó meghatalmazottak képviseleti jogait az egyes hatósági eljárásokban tanúsító közhiteles hatósági nyilvántartás alapjául szolgáljon. Az EGYKE benyújtása nem egy technikai jellegű bejelentés, nem egy rendszerhez adott hozzáférés, hanem a NAV előtti ügyintézésre történő felhatalmazás megadása. Emellett önmagában is egy hatósági ügy, amelyben a NAV-nak döntenie kell arról, hogy a képviselőként megjelölt személy lehet-e a képviselt állandó meghatalmazottja.

1.1. A kialakított ügycsoportok

Az adatlap főlapján fő ügycsoportok, részletezőlapjain az egyes fő ügycsoportokba tartozó egyes ügyek (több esetben ezek is tovább bontva) szerepelnek. Az utolsó részletezőlapon úgynevezett „vegyes ügyek” vannak, amelyek nem tartoznak össze, ezért fő ügycsoportot sem képeznek. Összességében háromszintű joghierarchia alakult ki az adatlapon – ez a jelenlegi rendszerben is így működik. A „háttérben” a joghierarchia négyszintű, mivel a törvényes képviselők valamennyi ügycsoport intézésére jogosultak.

A fő ügycsoportok kialakításakor csak kisebb változásra került sor, mivel azok eddig is könnyen érthetők voltak. A 4 fő csoport a következő: adóügyek (kivéve jövedék), jövedéki ügyek, vámügyek, fizetési kedvezményi és végrehajtási ügyek. A fő ügycsoportok elhatárolása a tartalmi összetartozáson túl azt is mutatja, hogy az adott ügyek mely eljárási jogszabály hatálya alá tartoznak: adóigazgatási eljárás (adó, jövedék végrehajtás és fizetési kedvezmények), vámeljárás vagy általános közigazgatási hatósági eljárás.

Olyan teljes körű jogosultságot, amelynek jelölésével a NAV előtt valamennyi ügyben jogosult lehet a képviselő eljárni, az adó- és vámügyekben fennálló, jelentősen eltérő ügyfélkör és képesítési követelmények miatt nem alakítottunk ki.

Az azonos eljárási szabályok hatálya alá tartozó fő ügycsoportok külön tartását sem csak a megszokás vagy a véletlen hozta. Jövedéki ügye jellemzően egy zárt ügyfélkörnek van, a fő ügycsoportként való önálló jelölhetőség ezért indokolt. A fizetési könnyítési és végrehajtási ügyek külön tartásának oka is a könnyebb megtalálhatóság, mivel ezek mind adó-, mind vámjogi képviselők esetén jelölhető kategóriák. Az ügycsoportok kialakításakor a könnyebb eligazodáson túl az is cél volt, hogy az ügyfelek tisztában legyenek a NAV előtt intézhető ügyekkel, valamint tudatosabban válasszák ki azt, hogy a NAV mely ügyben tartsa a képviselővel a kapcsolatot, ne pedig közvetlenül az ügyféllel.

A fő ügycsoportokba – a vegyes ügyek között jelölhető kategóriákkal együtt – valamennyi, a NAV által jelenleg intézhető ügy beletartozik, akkor is, ha a részletezőlapon szereplő ügycsoportba nem sorolható be. Új feladat esetén az átfogó ügycsoportokba vagy a vegyes ügyek közé kerülhet be az új ügy, attól függően, hogy milyen jellegű.

A fő ügycsoportok jelentőségét is részben a NAV folyamatosan bővülő hatásköre adja. Ha új feladat érkezik, a korábban bejelentett meghatalmazások kapcsán dönteni kell arról, hogy a meghatalmazás arra kiterjed-e. Ez pedig már eldől azzal, amikor az új feladatot a NAV a képviseleti bejelentőlapra egy fő ügycsoport alá sorolva, vagy csak önállóan jelölhető ügyként (a vegyes ügyek közé) veszi fel. Ha az új ügy a fő ügycsoporton belülre kerül, és a korábban benyújtott meghatalmazás a fő ügycsoport intézésére jogosította a képviselőt (pl. minden adóügy intézésére, s ezért a bejelentéskor a fő ügycsoportot, pl. minden adóügy intézését jelölték meg), akkor a képviselő joga az új ügy intézésére is ki fog terjedni. (Ellenkező esetben azonban mindig új bejelentést kellene tenni, emellett a jogok „fő ügycsoportokba” sorolása is értelemét vesztené, hiszen az adott fő ügycsoport különböző időpontokban különböző tartalmú jogosultságot jelentene.) Ha az ügy a vegyes ügyek közé kerül, akkor előre meghatározható, hogy valamely jogosultsággal rendelkező képviselő jogaiba az új ügy intézése is beleértendő, vagy új bejelentést kell tenni ahhoz, hogy a képviselő az új ügy intézésére is jogosult legyen. Ezt a döntést értelemszerűen attól függően kell meghozni, hogy az új feladat beleérhető-e abba a meghatalmazásba, amely alapján a képviselő jelenleg a nyilvántartásban szerepel.

A fő ügycsoportok alábontása nem ügykatalógust jelent. Azokat az ügycsoportokat részletezzük tovább az adatlap külön lapjain, amelyekről tudjuk, hogy az ügyfelek válogatni szeretnének a szerint, hogy az ügyet maguk vagy képviselőjük útján kívánják intézni; illetve azokat, amelyeket más-más meghatalmazottra bíznának (pl. áfaügyek – foglalkoztatotti ügyek). Az adóügyek főcsoportba ugyanakkor beletartoznak azok az adóügyek is, amelyeket a részletezőlapra nem emeltünk ki.

A fő ügycsoportokon belüli kategóriák megállapításánál is elsődleges csoportosítási szempont az ügyek tartalmi összetartozása, e szempont érvényesülése azonban nem kizárólagos, áttöri például az ellenőrzési ügyek külön csoportban tartása.

Az egyes ügycsoportokon belül a bejelentett meghatalmazás az ügy végleges lezárásáig (az esetleges másodfokú eljárás befejeződéséig) tart. Kivételt itt is találunk, vámügyekben a jogorvoslati eljárás kiemelésre került, tekintettel arra, hogy jogi képviselő csak erre az eljárási szakaszra kaphat állandó meghatalmazást. A fő ügycsoportra adott meghatalmazás ugyanakkor a teljes hatósági eljárásra érvényes, így például a felügyeleti intézkedés iránti kérelem benyújtására is.

1.2. Képviseleti jogcímek

A bejelentett állandó meghatalmazottak képesítésével kapcsolatos követelményeket a NAV a megjelölt képviseleti jogcímek alapján ellenőrzi. A jogcímek vezérlik az automatizmusokat: aki foglalkoztatottként jelentkezik be, annak a foglalkoztatotti státuszát vizsgáljuk, aki vámtanácsadóként, annak a végzettségét. A gazdálkodási, vállalkozási tevékenységet folytatóknál – akár magánszemélyről, akár szervezetről van szó – az adóalany-nyilvántartásban szereplő tevékenységi körök igazolhatják a megfelelő tevékenységet, azonban magánszemély képviselőknél a képviselet bejelentése kapcsán ez csak lehetőség, az adószám megléte a legtöbb egyéni képviseleti jogcím esetén sem kötelező.

Mivel az adó- és vámeljárásokban bejelenthető állandó meghatalmazottaknak eltérő képesítési követelményeknek kell megfelelniük, az új adatlapra két képviseleti jogcím vihető fel. Ha ugyanaz a meghatalmazott adó- és vámeljárásban is képviselni kívánja az ügyfelet, két képviseleti jogcímet jelölhet meg. Így lehetővé válik például a jövedéki ügyintézői és a vámügynöki képesítéssel rendelkező meghatalmazott bejelentése és a megfelelő ügycsoportok jelölése.

Szemléltetésül álljon itt a jogcímek listája, és azok minősége, jelölhetősége.

1.3. Szereplők és kapcsolattartás

Az UJEGYKE adatlapon, ahogy eddig is, egy képviselő-képviselt jogviszony jelenthető be. Képviseltként egyetlen szereplő tüntethető fel (egy magánszemély vagy szervezet), míg a képviselői oldalon, ahogy eddig is, egy magánszemély vagy egy szervezet, illetve mindkettő együttesen, de ekkor valamilyen kapcsolat kell, hogy legyen a szervezet és a magánszemély között.

Bár ez nem változás a jelenlegi rendszerhez képest, fontos hangsúlyozni, hogy amelyik jogcímnél lehetséges az, hogy csak szervezetet adjanak meg a képviselői oldalon, ez csak akkor célszerű, ha online felületeken a képviselő az ügyfél nevében nem kíván eljárni, hanem csak a Cégkapun keresztül történő kapcsolattartás a cél.

Fontos változás, hogy az adatlapon magánszemély esetén csak az adóazonosító jel tüntethető fel. Ha a képviselt a magánszemély, az ügycsoportok kiválasztásával tudja azt elérni, hogy meghatalmazottja csak a vállalkozási tevékenységével kapcsolatos ügyekben járhasson el. Ha a magánszemély a képviselő, akkor is adóazonosító jelét kell csak megadnia. Az adószámot a NAV értelemszerűen ismeri, és az adószámnál nyilvántartott adatok vizsgálatát, ha az a képesítési követelmények teljesítésének megállapításához segítségül szolgálhat, a NAV a háttérben ilyenkor is elvégzi.

2. A képviseleti nyilvántartásban már szereplő, bejegyzett adatok átalakítása, megfeleltetése

Az UJEGYKE adatlap az első olyan adatlap, amelynek bevezetését megelőzően teljes körű megfeleltetést végzünk a korábbi adatlapok alapján bejegyzett jogok terén. Ez azt jelenti, hogy minden korábbi adatlap alapján nyilvántartott jogosultsági adatnak megkeressük az UJEGYKE szerinti megfelelőjét vagy megfelelőit, és a képviselő e jogot (jogokat) fogja megkapni a képviseltek és a képviselők minden további intézkedése nélkül. A változtatás tehát nem jár azzal, hogy mindenkinek új adatlapot kell beadnia.

A jogok megfeleltetése során határozott cél volt, hogy minél inkább igazodjunk az ügyfelek bejelentéskori szándékához. Ez igen nehéz feladat, tekintettel arra, hogy rendkívül sokféle rendszerben lehetett az állandó meghatalmazottakat korábban bejelenteni. Kiemelt cél volt továbbá, hogy jogok lehetőleg ne vesszenek el, így például valamennyi bizonylatot, amelyet a jelenleg nyilvántartott adatok alapján a képviselő a képviselt nevében be tudott nyújtani, a változást követően is benyújthasson.

Ezért azok a jelenlegi EGYKE-sorok, amelyek nagyon vegyesen tartalmaztak bizonylatokat, számos új jog megállapítását eredményezték. Így például az „Egyéb, környezetvédelmi termékdíjhoz nem kapcsolódó bejelentések, beadványok, kérelmek” sor, az azzal beadható nyomtatványok magas számára tekintettel 11 új jogosultság megállapítását alapozta meg. A megfeleltetés módszertanát a bizonylatbenyújtási jogok terén a következő táblázat szemlélteti.

Bizonyos jogosultságokat nem lehetetett megfeleltetni, ezért azok az adatlapok, amelyen csak ilyen jogok szerepelnek, lezárásra kerülnek. Így tehát, ha a képviselt elektronikus ügyintézésre köteles, lezárjuk a csak papíralapú ügyintézésre vonatkozó jogait, illetve, ha a képviselőnek csak telefonos ügyintézésre van joga, azokat szintén lezárjuk, mivel a telefonos jogokból teljes körű ügyintézésre jogot adni már észszerűtlen kiterjesztése lenne a korábbi jogosultságoknak.

A jogosultságokon túl, a megszűnő vagy már korábban megszűnt jogcímeket is átalakítjuk az újaknak megfelelően. Ehhez a korábbi adatlapokon tett bejelentések alapján rögzített képviselők képesítését – ha a bejelentéskor ez még nem volt követelmény – újra megvizsgáljuk, és a képesítés szerinti jogcímeket jegyezzük be. Így például, ha a korábbi vámjogi képviseleti jogcímen bejegyzett képviselő vámügynök vagy vámtanácsadó, akkor az ennek megfelelő jogcímet kapja meg, ha engedélyezett gazdálkodó, akkor ezt.

A jogok változásáról, lezárásáról mind a képviselőt, mind a képviseltet értesítjük – de csak azokat, akiket tartalmilag érint a változás. Ha az új jogok megfelelőek, nincs teendő. Célszerű ugyanakkor az ügyfeleknek felülvizsgálniuk képviseleti jogviszonyaikat a NAV Ügyfélportálján.

Az előzetes vizsgálatok alapján nem kerül sor jogváltozásra közel 960 ezer adatlap kapcsán, 56 ezer esetben értesítjük a feleket arról, hogy jogaik hogyan változtak, 15 ezer esetben pedig arról, hogy a korábbi adatlapot lezárjuk. A változásról a képviselő és a képviselt egyaránt értesül.

Csak összehasonlításképpen, 853 ezer törvényes képviseleti jogviszony szerepel a nyilvántartásban, e jogokat a változás értelemszerűen nem fogja érinteni.

3. A bejelentésre szolgáló elektronikus felület

Az új adatlap már nem az eBEV Portálon lesz kitölthető, hanem az ONYA felületén. Az eBEV Portált a NAV új Ügyfélportálja váltja fel, ezért a képviseleti bejelentés online módját is új felületre, a NAV általános online nyomtatványkitöltő felületére helyezzük át. Megmarad a jól bevált és sokak által kedvelt bejelentési módszer, amely megkíméli a bejelentőt a meghatalmazás csatolásától: a bejelentés az ONYA felületén hagyható jóvá a jogosult által.

A kitöltés az „Új nyomtatvány/Meghatalmazások” menüpont alatt érhető el.

A bejelentkezett felhasználó saját (adóazonosító jeléhez tartozó) profiljában tud új bejelentést tenni vagy az őt érintő képviseleti jogviszony módosulását, megszűnését bejelenteni. Az állandó meghatalmazottnak a már létező – módosítandó vagy lezárandó – adatlapot is a saját profiljából indulva kell kiválasztania. Az állandó meghatalmazottak egymás jogviszonyai kapcsán bejelentést nem tehetnek. Más ügyfél profiljában csak a törvényes képviselő tehet bejelentést.

Az ONYA megkülönbözteti a képviseleti jogviszony szereplőit. Azt, hogy a bejelentő képviselőként vagy képviseltként jár-e el, egy párbeszédablakban kell kiválasztani.

Az ONYA kiajánlja valamennyi, a NAV nyilvántartásában szereplő állandó meghatalmazást, amelyben a bejelentkezett felhasználó (vagy az, akinek törvényes képviselője) szerepel, akkor is, ha azt még nem az ONYA felületén jelentették be. A módosítás funkcióban így lehetőség van a képviselő jogosultságainak módosítására, vagy két gombnyomással akár az adatlap gyors lezárására is, akár a képviselő magánszemély vagy a képviselő szervezet törvényes képviselője, akár a képviselt által. Mivel az előtöltött adatlapot eleve csak a képviselt vagy a képviselő fél tudja megnyitni és lezárni, a lezáráshoz további jóváhagyás vagy ügyintézői vizsgálat nem szükséges.

Az áttekinthetőbb és modernebb felületen túl, az ONYA egyéb előnyeit is minden szempontból kihasználtuk. A felület a kiválasztott profil és szerep szerint a képviselt vagy a képviselő azonosító adatait előtölti új bejelentés esetén is. Szervezetek profiljában a törvényes képviselő akár képviseltként, akár képviselő szervezetként megteheti a bejelentést, képviselő magánszemélyként például foglalkoztatottját megjelölve.

A kitöltés során csak a nyilvántartásba vételhez feltétlenül szükséges adatokat kell megadni. Mind a szereplők megadása, mind pedig az ügycsoportok jelölése a megjelölt jogcím által van vezérelve, így a megjelölt képesítéssel nem intézhető ügyek nem is jelölhetők. Hasonlóképpen, az egy ügycsoporton belülre sorolt „alügycsoport” sem jelölhető, ha az átfogóbb ügycsoportot jelöltek. Az ügycsoportokat tartalmazó részek tetszés szerint kinyithatók vagy összezárhatók attól függően, mennyire kívánja a bejelentő részletezni a jogosultságokat.

A rendszer nemcsak a kitöltés összefüggéseit vizsgálja, hanem az adatlapot előzetes szakrendszeri ellenőrzésre is elküldi a benyújtás előtt, amelynek eredményeként számos hiba javítására már a benyújtás előtt fel tudjuk hívni a bejelentő figyelmét. A kitöltést követően az „Ellenőrzés és benyújtás” gomb megnyomásával azonnal megtörténnek a szükséges ellenőrzések, és ha a rendszer nem jelez súlyos hibát, egy gombnyomással benyújtható (vagy jóváhagyásra továbbításra kerül) az adatlap.

A bejelentő megtekintheti az adatlap állapotát és azt is, hogy azt kinek kell jóváhagynia.

Az új rendszerben jóváhagyást csak a képviseltnek (törvényes képviselőjének, vagy együttes jogú törvényes képviselők esetén a képviselőinek) és a jogi képviselőknek kell adniuk. Ha a bejelentést a képviselt teszi, további jóváhagyásra csak akkor van szükség, ha a képviselő jogi képviselő. Ekkor a nem jogi képviselők csak az adatlap feldolgozásáról értesülnek (ha képviselő szervezet is szerepel az adatlapon, mely szervezeti tárhellyel rendelkezik, akkor ezen keresztül). A jóváhagyásról a tárhelyen és a felületen is kap értesítést az, akinek a jóváhagyása szükséges.

A jóváhagyás előtt a bejelentett adatok meg is tekinthetők.

A jóváhagyott meghatalmazás állapota a „Meghatalmazások” menüpontban követhető.

Törvényes képviseleti jogviszonyokat az ONYA felületén nem lehet sem bejelenteni, sem módosítani, sem lezárni. A törvényes képviselőkről a NAV az adatszolgáltatásból vagy az adózó adószámkérése során tett bejelentéséből (változásbejelentéséből) értesül, és az önállóan eljárni jogosult törvényes képviselő jogait hivatalból biztosítja.