Papíralapú bizonylatok elektronikus megőrzése

A gazdasági tranzakciók számának növekedésével az ezeket kísérő dokumentumok, bizonylatok is meg­sza­porod­tak. Ezeket az – akár kibocsátott, akár befogadott – bizonylatokat a vállalkozások a jogszabályi előírások szerint kötelesek megőrizni. A megőrzési idő az adótörvények szerint az adó megállapításához való jog elévüléséig tart – ez általában az érintett be­vallás évének utolsó napjától számított 5 év, megha­tározott esetekben (pl. önellenőrzés esetén) ennél hosszabb idő. A számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozásoknál a megőrzési idő szintén ennek figyelembevételével alakul, minimuma azonban 8 év.

A fentiekből is látszik, hogy a bizonylatok megőr­zési ide­je nagyon hosszú lehet, így azok – számuknál, helyigényüknél fogva – sokszor problémát jelentenek a megőr­zésre kötelezett társaságok számára: van, hogy külön rak­tár­épületet és személyzetet tartanak fenn a papíralapú bizonylatok tárolására. A papír­alapú bizonylatokkal kap­csolatban tehát alapvető gond, hogy nagy tömegben táro­lásuk költséges, egy-egy bizonylat előkeresése pedig időigényes lehet.
A technika fejlődésével azonban megjelentek olyan meg­oldások, melyek leegyszerűsítik a papír­alapú bizonylatok tartalmának elérését. Ilyen mód­szer, amikor a bizonylatmegőrzésre kötelezett digitális formátumba konvertálja a papíralapú dokumentumokat. Az így létrehozott fájlok már bárki számára könnyen előkereshetőek és értelmez­hetőek. Ez a megoldás a bizonylat kibocsátója és befogadója szá­mára egyaránt nyitva áll.

Papíralapú számlákról elektronikus másolat készítése

A számviteli törvény 169. § (6) bekezdése alapján az erede­tileg nem elektronikus formában kiállított bi­zony­latról készített elektronikus másolattal is tel­jesíthető a bizonylat megőrzésének kötelezettsége, amennyiben a másolat­ké­szí­tés során alkalmazott mód­szer biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvas­ha­tó­ságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Az Art. 47. § (8) bekezdése alapján adóigazgatási eljárásban nem kérhető az irat eredeti példánya, amennyiben rendelkezésre áll az elektronikus úton előállított hiteles másolat.
A fentiek alapján a hatályos jogszabályi környezet lehe­tővé teszi azt, hogy egy társaság az összes befogadott vagy kibocsátott papíralapú számlájáról elektronikus másolatot készítsen, és azok archiválásával teljesítse megőrzési köte­lezettségét. Ezt követően bár adóigazgatási eljárás kere­tében nem lehet kérni a papíralapú bizonylatot, azonban bírósági eljárás során erre sor kerülhet.
Az elektronikus másolatkészítés nem jelenti azt, hogy a papíralapú bizonylatok egyszerű beszkennelése megfelelő módszer lenne erre. A papíralapú bizonylatok elektronikus másolattá konvertálásnak a részletes szabályait a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet tartalmazza, mely jóval túl­mu­tat az egyszerű digitalizálási eljáráson.

A papíralapú bizonylat elektronikus bizonylattá történő konvertálása során az alábbiakat szükséges biztosítani:
• képi vagy tartalmi egyezőségnek biztosítása
• metaadatok elhelyezése az elektronikus másolaton:
• papíralapú dokumentum megnevezése
• papíralapú dokumentum fizikai méretei
• másolatkészítő szervezet elnevezése
• másolatkészítő rendszer megnevezése
• másolatkészítés ideje
• irányadó másolatkészítési rend elérhetősége
• hitelesítő záradék elhelyezése, mely a következőt tar­tal­mazza: „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”
• legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás és idő­bélyeg elhelyezése a másolaton. Fontos meg­je­gyez­ni, hogy több másolaton is elhelyezhető egy darab elektronikus aláírás és időbélyeg.
2013 áprilisa óta automatikus másolatkészítésre is lehe­tőség van, ami azt jelenti, hogy a tartalmi ellenőrzést nem kell minden dokumentumnál elvégezni, elegendő csupán véletlenszerű mintavételezéssel meggyőződni arról, hogy a másolatkészítés rendben zajlik. Az automatikus másolat­készítés során a fentieken túl az alábbiakat szükséges biztosítani:
• a másolatkészítés zárt rendszerben történik,
• a másolatkészítő rendszer műszaki és szervezési meg­oldással biztosítja a másolat olvashatóságát,
• mintavételes ellenőrzést végeznek a képi vagy tartalmi egyezőség biztosítása céljából,
• a záradék tartalmazza az automatikus másolatké­szítés tényét.

A papíralapú számlák esetén fontos kiemelni, hogy a min­tavételes ellenőrzést a jogszabályi környezet alap­ján nem elegendő alkalmazni, mindenképpen szük­séges az összes dokumentum olvashatóságát, meg­nyithatóságát a máso­latkészítőnek egyedileg vissza­igazolnia. A bizonylatmegőrzésre kötelezett társaság részére azonban nemcsak az fontos, hogy létrejöjjön egy olyan elektronikus dokumentum, amely képes megjeleníteni egy papíralapú dokumen­tumot a képernyőn, hanem a több ezer dokumentuma között keresni is szeretne. Ehhez azonban nem elegendőek azok a metaadatok, melyet a jogszabály előír, így a dokumentum tartalmára vonatkozó, vala­mint a társaság által szüksé­ges­nek ítélt további adatokat is indokolt tárolni.
Egy másik megoldás, ha nem a képi, hanem a tar­talmi egyezőséget biztosítja a másolat készítője. A tar­talmi meg­felelés során a joghatás szempontjából lénye­ges tartalmi adatok kerülnek konverzióra, a képi megfelelés nem. A másolatkészítés során tehát nem egy­szerűen képi máso­latkészítés történik, ha­nem a tartalom gépi értelmezése és annak konvertálása.
Amennyiben a fenti módszerekkel előállított, a dokumentum tartalmára vonatkozó adatokat adatbázisban tá­rolja a bizonylatmegőrzésre kötelezett tár­saság, akkor könnyen kialakítható olyan rendszer, mely biztosítja a dokumentum tartalmában történő keresést.

A fentieken túlmenően a társaság részére további kötele­zettség a kontírozási információ bizonylatra történő rá­ve­zetése is: a számviteli törvény 167. § (7) bekezdése alapján ugyanis a kontírozási információkat fizikailag vagy logikailag hozzá kell rendelni a bizonylatokhoz. A logikai hozzárendelésre megfelelőek le­hetnek például az alábbi módszerek:
• A társaság elektronikus könyvelési rendszert alkalmaz, amely­ben könyvelési tételenként rögzíti a számlának vala­milyen egyértelmű azonosítóját (pl. számla sor­száma, számla belső sorszáma stb.). Amennyiben az archiválási meg­oldásban erre az azonosítóra lehet keresni, akkor a tár­saság megvalósította a logikai hozzárendelést.
• A számla befogadó alkalmazhat külön nyilvántartó szoft­vert is erre a célra, ilyen lehet például egy erre a célra kifejlesztett kontírozó szoftver, vagy egy iktatószoftver. Ekkor ebben a szoftverben tárolja a társaság a számla azonosítóját és a kontírozási információt.
A példaként felhozott módszereken túl a társaság szaba­don kitalálhat és alkalmazhat más eljárást is a kontírozási információk bizonylatokhoz történő hozzárendelésére. Azonban bármilyen megoldást is választ, teljesülnie kell a számviteli törvényben leírt alapelveknek, tehát a hozzárendelésnek egyértelműnek, elválaszthatatlannak és utólag nem módosíthatónak kell lennie.

Elektronikus másodpéldány

Mint minden bizonylat, így számlák esetében is lehetősége van a kibocsátónak arra, hogy az általa kibocsátott papír­alapú bizonylatokról elektronikus másolatot készítsen. Ennél sokkal egyszerűbb megoldást jelent azonban az elektronikus másodpéldány, ami a számlázó programmal kiál­lított papíralapú számlák megőrzését könnyíti meg: ez esetben a másodpéldányt eleve ki sem nyomtatják, csupán an­nak elektronikus adatállományát őrzik meg, papírala­pon pedig kizárólag a vevő részére kerül előállításra a számla.
Az elektronikus másodpéldány készítésének részletes sza­bályait alapvetően a 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet 1/F. §-a állapítja meg. Az elektronikus másodpéldány tartalmát illetően alapvető követelmény, hogy az valamennyi, a joghatás kiváltásához szükséges adatot tartalmazza. Az elektronikus másodpéldány adatállományának formátumát és struktúráját illetően a hatályos jogszabály nem tartalmaz rendelkezést, így ezeket a bizonylat megőrzésére kötele­zett­nek saját magának kell kialakítania.
A PM rendelet kimondja, hogy az elektronikus másod­példány nem minősül az áfatörvény 175. §-a szerinti elektronikus számlának. Ugyanakkor szabályozza az elektronikus másodpéldány megőrzésének a módjait: legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyeggel szük­séges ellátni ezen adatállományokat, vagy zárt rend­szerű megőrzés keretében történhet az archiválás.
A fentiekből következően nem szükséges az elektronikus másodpéldányokat egyenként ellátni elektronikus aláírással és időbélyeggel, hanem kötegelve is meg lehet tenni. Az elektronikus másodpéldány ugyanis sohasem kerül megküldésre a vevő részére, ez egy megőrzési mód­szer. Ebből következően amennyiben a vevő számlamá­so­la­tot igényelne, ak­kor számára papíralapú számlát szüksé­ges biztosítani. Tehát az elektronikus másodpéldány meg­őrzése céljára kiépített rendszert úgy szükséges a bizonylat megőrzésre kötelezettnek kialakítania, hogy abból egy da­rab számla is kinyomtatásra kerülhessen.
Az elektronikus másodpéldánynak nem kell feltétlenül tartalmaznia – és a gyakorlatban sokszor nem is tartalmaz – minden olyan adatot, amelyet az eredeti papíralapú számla: így például a marketing üzene­teket, a vízjelet stb.. A papíralapú számla azon adatait azonban, amelyeket jogszabályi előírások alapján kellett feltüntetni, természetesen az elektronikus másodpéldánynak is tartalmaznia kell. Vannak olyan számlázási megoldások, amikor a számlát nyomdai úton előre előállított, „fejlécezett” papírra nyom­tat­ják, így az már eleve tartalmazza az eladó nevét, adószámát. A számla kiállításakor ezért már csak a többi adat kerül kinyomtatásra. Az eladó neve, címe, adószáma azonban a számlán kötelezően feltüntetendő adat, amit az elektronikus másodpéldánynak is min­den esetben tartalmaznia kell. Ilyenkor informatikailag elkülönül a szám­la kiállítása és a számla elektronikus másodpél­dá­nyának előállításának a folyamata.
Az elektronikus másodpéldány előállításának me­nete tech­nikailag nagyon közel áll az elektronikus számla előállításához. Ezért gyakori megoldás pél­dául, hogy a szám­lakibocsátó az összes számla esetében elkészíti a fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott elektronikus fájlt, és csak akkor válik el egymástól a papír­alapú és az elektronikus számlázási mód, amikor az ügy­viteli folyamat a számla kiküldéséhez ér. Itt dől el, hogy ez a fájl elektronikus számla vagy elektronikus másodpél­dány lesz-e. Ha magát a fájlt küldik el egy elektronikus le­vél mellékleteként a befogadónak, akkor elektronikus szám­la, ha pedig papírra nyomtatják és így juttatják el, ak­kor ennek a papíralapú számlának az elektronikus másod­pél­dánya. Ha kizárólag a számlaki­bocsátó ügyviteli rend­sze­rének a „végtermékét” nézzük, akkor a megőrzött szám­lák mindegyike rendelkezik elektronikus aláírással és idő­bé­lyeggel. A különbség csupán az elküldés módjában van.

Összegzés

A papíralapú dokumentumok kezelése nagyon költséges, és nagy mennyiségben nem hatékony feladat. Az archiválásnak egy újfajta szintjét jelentik az elektronikus bizonylatok, amikor mind a kibocsátó, mind pedig a befogadó elektronikusan kezeli a bizonylatait. Ez csak akkor lehet megoldás, amennyiben mindkét fél képes és hajlandó az elektronikus bizonylatok kezelésére. Ennek hiányában egyfajta kerülőutak lehetnek a „félelektronikus” megol­dások, mely esetben csak az egyik félnél jelenik meg elektronikus formában a bizonylat. Ezen megoldásoknál is biztosítani kell ugyanakkor az eredet hitelességét, a tartalom sértetlenségét és az olvashatóság biztosítását, melyeket akár az elektronikus bizonylatkezelés alapelveinek is lehetne tekinteni.