Online Számla 3.0

A számlaadat-szolgáltatási kötelezettséget 2018. július 1-jétől vezették be, mely időponttól kezdve két lépésben terjed ki az összes számlára. 2021. január 1. az a dátum, amely időponttól már minden számla adatszolgáltatásra kötelezetté válik, ettől az időponttól szinte nincs kivétel vevői körre, értékhatárra vagy egyéb más megkötésre.¹ A jogszabályi változás adat­strukturális változásokat is jelent, mely a számlázó szoftverek esetén plusz fejlesztési kötelezettséget je­lent. Ugyanakkor új szolgáltatások is megjelennek az Online Számla rendszerben.

Az adatstruktúra változtatásnál az adóhivatalnak fi­gyelembe kellett vennie a jogszabályi módosulá­so­kat, ugyanakkor a 2022-ben induló áfabevallás kia­jánlást és átgondolta, milyen szolgáltatások bevezetése, bővítése tudja támogatni a vállalkozások digitális folyamatainak egyszerűsítését.

Jogszabály módosításból eredő változtatások

2021. január 1-től hatályba lép az Áfa törvény adatszolgáltatásokra vonatkozó változása. Ennek lényege, hogy a nem adóalanyoknak történő értékesítésről, va­lamint a közösségi és közösségen kívüli értékesítésről is kötelező lesz adatot szolgáltatni az Online Számla rendszerben. 2021-től az alábbi vevői csoportokat le­het elkülöníteni az adatszolgáltatásban:

• Belföldi vagy közösségi adóalany vevő: ebben az esetben a név, cím és adószám (közösségi vevő­nél közösségi adószám) kötelező a számlán és az adatszolgáltatásban.
• Nem közösségi adóalany vevő: a név, cím köte­le­ző, az adószám pedig nem kötelező, de lehet­sé­ges feltüntetni a számlán és az adatszolgáltatásban is.
• Nem adóalany és nem magánszemély vevő: a név és a cím feltüntetése kötelező a számlán és az adat­szolgáltatásban is. Ebbe a kategóriába tar­toz­nak például a gazdasági tevékenységet nem
• folytató társasházak, egyesületek, alapítványok, kizá­ró­lag köz­hatalmi tevékenységet végző testü­letek.
• Magánszemély vevő: a név és a cím feltüntetése köte­le­ző a számlán, az adatszolgáltatásban viszont nem lehet benne.

A magánszemélynek kiállított számlánál jogszabály alap­ján el kell térnie a számla adattartalmának és az adatszolgáltatásnak. Ugyanakkor nem igaz az az állítás, hogy amely vevőnek nincs adószáma, akkor automatikusan ma­gánsze­mély. Attól még lehet olyan nem adóalany, amely nem ren­delkezik adószámmal. A számlázó prog­ramoknak (vagy an­nak felhasználóinak) így különb­sé­get kell tenniük a ma­gán­személyek és nem magán­sze­mély vevő között is, nem csupán adóalany és nem adóalany között.
A számlaadat-szolgáltatási rendszerben a magánszemély elkülönült kezelését az Áfa törvény írja elő. Amennyiben a vevő magánszemély, akkor bár a számlán kötelező szere­pel­nie a nevének, címének, az adatszolgáltatási rendszer­ben ezek az adatok nem szerepelhetnek. Egy jelölőt kell alkalmazni, hogy az adott vevő magánszemély. Az Online Számla rendszer elutasítja azon adatszolgáltatások feldolgozását, melyek magánszemély jelölővel vannak ellátva, azon­ban a név és cím kitöltött.
A közösségi és export ügyletek adatszolgáltatási kötele­zettsége nem csupán a vevőadatokra van hatással, hanem számla adóösszegeinek a megadására is. A 3.0-ás verzióban kibővültek az adómentességeknek, hatályon kívüliség eseteinek a jelölései. Az adatszolgáltatásban ezeket meg kell adni kóddal és a számlán szereplő szöveggel is. Az esetek kódolása a számlázó programokban is általános megoldás, ez került átemelésre az adatszolgáltatásba. Ezzel a meg­oldással az adómentességek, hatályon kívüliség esetei gé­pi­leg is értelmezhetők, elemezhetők.
A fenti megoldást egyrészt a jogszabályi változás miatt volt szükséges bevezetni, ugyanakkor az adóhivatali adatelemzésben is jelentős támogatást nyújt. Ezen túlmenő céljai is vannak a mentességek, hatályon kívüliség eseteinek ilyen módú jelölésének. 2021-ben az adóhivatal az áfa bevallásokat ki fogja ajánlani az adóalanyok részére, mely­hez szintén szükségesek ezek a változások.

Elektronikus számla támogatás

A számlaadat-szolgáltatás egyrészt kötelezettséget jelent az adóalanyok részére, ugyanakkor nagyon hangsúlyos eleme a szolgáltatások nyújtása. Az elektronikus számla támo­ga­tása már 2018-tól jelen van az adatszolgáltatási rendszerbe, mely a 3.0-ás verziótól egy új szintre emelkedett. A jog­szabályi környezet megteremtésével lehetővé válhat az Online Számla rendszerben, hogy elektronikus számlának minő­sü­lő adatszolgáltatás kerüljön benyújtásra.
Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet bevezette annak lehe­tő­ségét, hogy az elektronikus számlák archiválását az adatszolgáltatásba épített és az elektronikus számla adattartalmát védő hash kóddal is lehet teljesíteni. Erre az Online Számla rendszer kétfajta megoldást nyújt:

1. A számlázási folyamatban létrejön egy elektronikus számla dokumentum, melynek hash kódja bekerül az adatszolgáltatásba. Ebben az esetben az adatszolgáltatás és az elektronikus számla elválik egymástól, két kü­lön dokumentumról beszélünk.
2. Az adatszolgáltatás önmagában lehet hiteles elektronikus számla is. Amennyiben ezt a megoldást vá­laszt­juk, akkor nem különül el egymástól a számla és az adat­szolgáltatás, így az adattartalma azonos.

Az elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatás ese­tén az alábbi korlátozásokat figyelembe kell venni, mely esetekben nem használható a megoldás:

• a vevő nem adóalany természetes személy, mivel az adatszolgáltatási rendszer nem tárolhatja a magán­sze­mély vevő adatait, ugyanakkor azok a számla kötelező tartalmi elemei;
• a számla, számlával egy tekintet alá eső okirat XML ál­lományának mérete a kiállítást követően a 10 Mb-ot meghaladja, ezért a kiállított számlához képest össze­vont tételsorokat tartalmaz az adatszolgáltatás;
• a számlával egy tekintet alá eső okirat olyan számla adat­tartalmát módosítja vagy érvényteleníti, amelyről az adatszolgáltatás nem elektronikus számlának minő­sülő adatszolgáltatás szerint történt.

A fenti megszorítások nem jelentik azt, hogy például egy olyan vállalkozás, amely adóalanyoknak és magánsze­mé­lyek­nek is értékesít, ne lenne képes az adatszolgáltatási rendszer használatával teljesen áttérni az elektronikus szám­lázásra. Lehetőség van arra, hogy magánsze­mélyek­nek például PDF formátumban állítja elő az elektronikus számlát, melynek a hash kódját megküldi az adatszolgáltatási rendszerbe. Amennyiben adóalany a vevő, akkor pedig az adatszolgáltatása lesz az elektronikus számla, amennyiben a jogszabályi környezet is megengedi ezt a módszert. Számlázó program oldalán egyébként is el kell választani egymástól a magánszemély vevőket a nem ma­gánszemély vevőktől, így a folyamat akár teljes mértékben automatizálható lehet.
Bármelyik megoldást is választja a vállalkozás, érdemes figyelembe venni, hogy az elektronikus számlák megőrzé­séről a vállalkozásnak kell gondoskodnia. Amennyiben az elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatást vá­laszt­juk, akkor a számla XML-ek bár megtalálhatóak az adóhivatal rendszerében, azonban ebben az esetben sem vállalja az adóhivatal az archiválási rendelet szerinti megőrzést. Az elektronikus számlák megőrzéséről így mindig az adózónak kell gondoskodnia.
A vevőnek lehetősége van az Online Számla rendszerből letölteni az elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatást. Ebben az esetben az Online Számla rendszerben letöltött XML-re és hash kódra vonatkozik a megőrzési kö­telezettsége.
Az Áfa törvény alapján az elektronikus számlázáshoz a vevőnek hozzá kell járulnia. Ebben a két partnernek kell megállapodnia, az adóhivatal nem vállalja át a meg­álla­podást. A hozzájárulás lehet írásban, szóban, ráutaló maga­tartással is, azonban ez mindenképpen az Online Számla rendszeren kívüli hozzájárulást jelent.
Az elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatás ese­tén a számlakibocsátási kötelezettség teljesítése az érté­kesítő felelőssége. Az adóhivatal nem vállalja át az Áfa tör­vényben foglalt értékesítői és vevői kötelezettségeket, felelősségeket. Az Online Számla rendszerben az elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatás egy lehetőséget jelent az adminisztráció csökkentésére, azonban a két félnek kell mérle­gelnie az ebben rejlő lehetőségeket, koc­kázatokat.

zámlafeldolgozás támogatása

Az adatszolgáltatást eddig is több vállalkozás arra is használta, hogy a számlabefogadási folyamatát támogassa vele. Az adatszolgáltatási rendszerben a számlaadatok standard adatstruktúrában megtalálhatóak így, ha azokat egy köny­velési rendszer képes beemelni, akkor nem szükséges manuálisan a számlaadatok rögzíteni.
A fenti folyamattal a vállalkozásoknak olyan prob­lémájuk volt, hogy a számlán megjelenő számla­fel­dol­gozást segítő adatok (pl. megrendelésszám, szál­lítólevélszám stb.) nem standard módon jelent meg (ha egyáltalán megjelent) az adatszolgáltatásokban. Így erre nem lehetett hatékony számlafeldolgozási fo­lyamatot illeszteni. Ebből a megfontolásból a 3.0 ver­zióban megjelentek számlafeldolgozást támogató adatok, melyek kitöltése opcionális. Itt meg lehet adni például a megrendelésszámot, szerződés­számot, beszállító kódját, szállítólevél számot, GLN szá­mot stb. Ezzel a megoldással a számla­fel­dol­gozási fo­lya­matok remélhetőleg hatékonyabbá tudnak válni.
A vállalkozásoknak érdemes megfontolniuk, hogy egy belföldi adóalanynak kiállított számla az adatszol­gáltatás legyen, és például ha a számlában szerepel a megrendelésszám, akkor a vevő nem csupán az elektronikus számlát kapja meg az adatszolgáltatási rend­szerben, hanem a számla feldolgozási folyamatait tudja automatizálni is. Lényegében egy EDI rend­szerhez nagyon hasonló megoldást ki lehet építeni az Online Számla rendszer használatával úgy, hogy nem feltétlenül szükséges a két félnek jelentős informatikai beruházásokat megvalósítani.

Közmű vállalkozások adatszolgáltatása

Az adatszolgáltatás 3.0-ás verziójával a közmű szol­gáltatók számára megjelent két olyan változtatás, mely a rájuk vonatkozó speciális jogszabályi elvárások miatti követelmények és az adatszolgáltatások hi­bamentes teljesítése miatt került bevezetésre. Mindkettő változtatást hosszú egyeztetések előzték meg, melynek eredményeként minden követel­mény­nek és elvárásnak megfelelő adatszolgáltatási meg­ol­dást tudott az adóhivatal kialakítani.
Az egyik jelentős probléma a közműszolgáltatók elszámoló számlája volt. Az elszámoló számla adattartalmát, azzal kapcsolatos követelményeket az egyes közművekre vonatkozó jogszabályok rögzítik. Adatszolgáltatás szempontjából a legnagyobb kihí­vás az volt, hogy az elszámoló számla az áfatörvény fogalmai sze­rint egyszerre volt számla és számlával egy tekintet alá eső okirat. Az Online Számla rend­szer az ilyen jellegű hibrid számlák feldolgozását nem tudta ko­rábban tá­mogatni, valamilyen warning jelzést min­den­képp adott. A 3.0-ás verzióban az adóhivatal bevezetett egy külön jelölőt a közmű elszámoló számlára vonat­kozóan, valamint egy külön eljárást az elszámoló számlák adatszolgáltatására.
Egy indulás óta fennálló nagyon szélsőséges számlaadat­szolgáltatási eset is a közmű szolgáltatókhoz kapcsolódik. Az Online Számla rendszer nem képes fogadni 10 Mb-nál nagyobb adatszolgáltatásokat. Az ekkora méretű adatszolgáltatások esetén ugyanazon termék/szolgáltatás több té­telsoron jelenik meg. Ennek a problémának a kiküszö­bö­lése érdekében az adatszolgáltatásnál összevonást kell elvégezni, melynek alkalmazásával a számla adattartalmához képest összevontabb adatszolgáltatás fog előállni. Az össze­vonással az adóhivatal nem veszít fontos adatot, ugyan­akkor ezen nagyméretű számláknál is lehetőség nyílik a megfelelő adatszolgáltatásra. Az összevonás alapvetően azt jelenti, hogy az adatszolgáltatásban tételsoron­ként egyfajta terméket vagy szolgáltatást egy sorban kell feltüntetni függetlenül attól, hogy a számlán mennyi tételsorban szerepel (pl. telefonszám vagy telephely megbontásban).

Összegzés

Az adatszolgáltatási rendszer az elmúlt két évben is sokat fejlődött, 2021-gyel pedig egy olyan szintre lép, amely időponttól már jelentős jogszabályi változások nem várhatók. Ezért az új adatstruktúra célja a hosszútávú fenntartás biztosítása, mely egyrészről adatstrukturális egységesítéseket is jelent, de az áfatörvény számlával szembeni követel­mé­nyei­nek a lehető legteljesebb adatszolgáltatási leírását is adja.
2021-ben eljut oda az adatszolgáltató rendszer, hogy az összes belföldi adóalany által kiállított számlát be kell küldeni. Ez a kötelezettségen kívül az adóhivatali szolgál­tatások kiterjedését is jelenti. Az Online Számla rendszer így lassan egy olyan központtá válik, ahol a magyar adóalanyok összes számlaadata (vagy akár számlája) elérhetővé és letölthetővé válik a vevő oldalán.

¹⁾ Kivétel: azon termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás, melynek teljesítési helye a Közösség másik tagállama, és amely termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás tekintetében az adóalany adófizetési kötelezettségének az Art. távolról is nyújtható szolgáltatásokat nyújtó adózókra vonatkozó különös szabályai szerint tesz eleget.